脳を使い分け「to do」表のタスクを素早く消化する方法～後編～

頼まれた相手でランクを付ける

次にやるべき作業は、納品相手によってタスクをランク付けしていく作業です。社外に納品する作業をA、社内に納品する作業はB、自分に納品する作業はCという具合にランクを付けていきます。

先ほど右脳左脳で仕分けをした作業を再度例に出しますが、例えば「クレームへの具体的な対応方法を検討する」という右脳タスクがクレームが起きた先からの要請であればAランク、「営業アプローチメールの一斉送信」という左脳タスクが上司からの命令であるならばBランク、「アポイント先のリスティング作業／優先順位も」という左脳タスクがあなた自身の発動によるタスクであればCランク、と、このような具合にランク付けをしていきます。

このランキングを、先ほど実施した①の仕分け方法で分類された各タスクに記入をしていきます。こうすれば、すべてのタスクが「右脳タスクのB」「左脳タスクのA」といった具合に仕分けされて、明確に優先順位がわかるようになります。

そして粛々とタスクを処理する

仕分けが完了したら左脳タスクのAから消化作業に取り掛かり、左脳タスクBまでを一気に処理してしまいます。そこまできたら、一旦ブレイク。ここで一気に左脳タスクCに取り掛かりたい所ですが、ここで自分自身に２択の選択肢を与えてあげるのがポイントです。

仕事のリズムがとても良いなら右脳タスクのAに取り掛かるようにし、リズムがどうも良くないと判断したならば左脳タスクCに取り掛かるようにします。

右脳タスクのAというのは、いつ出てくるかわからないアイデアが頼りで時間が読めず、とはいえ社外に提出するという逃げ道のない最もプレッシャーがかかる作業です。そのため、比較的簡単な左脳タスクを準備運動に位置付け、その勢いを借りて作業に取り掛かるようにすると、驚くほど効率的に作業が処理できるものなのです。その特性を利用して効率的に作業を進めるようにします。ダメなら左脳タスクCに戻れるという気楽さも要件ポイントです。

「分岐点」を越えたのであれば、あとは簡単ですね。ランキングの順位に従って、粛々とタスクを消化するようにしていって下さい。もうその頃には、「to do」表の底も見えてきているはずですね。ここまでくると、モチベーションも最高潮に達していますから、普段では後回しにしてしまいがちな右脳タスクのBCランクの仕事にも自然と力が入ってくるものなのです。

「to do」表にズラリと並んだ膨大なタスクも、このように合理的な仕分けを行う事で効率的に消化できるようになります。仕事の早さは「デキるサラリーマン」の大きな指標にもなります。興味を持たれた方は、今回ご紹介した仕分け方法をぜひとも実践してみてください。