１日のToDoをその日のうちに終わらせるために必要な７つの事

1日の始め、それもできるだけはやめに1日のToDoを紙に書き出しましょう。できれば、会社に出社する前の朝起きた直後などがいいでしょう。

前日の仕事の進行具合やスケジュールと照らし合わせながら、ToDoを紙に書いていきます。なるべく、「そんなことまで？」と言えるくらい細かく書いていった方が、あとから楽になります。

細かくToDoをリストに書いておく、例えば「A社のプロジェクトに必要なBとCの資料を用意する」などです。漠然と「A社の企画書作成」としていたら、「A社のプロジェクトに資料は必要だっけ？」というような迷いが出てきてしまうかもしれませんが、細かく書いておけば余計な時間を使うこともありません。

まずは、ToDoを細かくリスト化しておきましょう。面倒でも、このリストがあるのと無いのでは仕事の進行状況が大きく変わってきます。

ToDo処理にメリハリや緊張感を加えるために、タイマーを使って時間制限を掛けましょう。だいたい３０〜１時間を目安にタイマーをセットして、アラームが鳴るまでに区切りの良い所までToDoを進めるようにします。

タイマーが鳴るまでにやらないといけないという緊張感が生まれ、ToDo処理に集中力が生まれます。

ToDo処理で区切りが良い時（タイマーのアラームが鳴った時）に５分程度の休憩を取りましょう。休憩を適度に挟むことで、リフレッシュ効果と頭を切り換えることができます。

ToDo処理のスピードが遅くなる一番の原因は疲労です。たとえ、昼休み１時間という休憩時間が合ったとしても、トイレに行ったりなどの休憩は１時間に１回以上は取った方がいいでしょう。

休憩と一緒にやるべきなのが、進行状況の確認です。１時間に１回はリストを見返して、「ToDoの処理でやり忘れているものはないか？」「スピードは遅れていないか」などをチェックします。小まめな確認が、１日分のToDoをその日のうちに処理する最善の方法です。

急に仕事を頼まれて、作業を中断せざるを得なくなった場合は、２分以内にできるものはすぐにやってしまうようにしましょう。資料のコピーを取りや荷物の集荷の手配や、電話対応など２分以内でできそうなことは、後回しせずにすぐにやってしまいましょう。

１日の終わりに必ずToDoリストを見返しましょう。やり忘れがないか、１時間に１回チェックしていたとしても再度確認します。また、予定時間をオーバーしている場合は「何時間オーバーしたのか」「時間をオーバーした原因は何か」と振り返って、次にToDoを処理する時の参考にしましょう。

どうしても、翌日にToDoを回さざるを得なくなってしまった場合は、中途半端な所でやめてしまうのも効果的です。たとえば、プレゼンのスライド作るのであれば、スライドのタイトルだけを先に書いてやめてしまったり、資料の作成なら図やグラフだけはめ込んでしまうなどです。

中途半端なところで終わっていると、何となく気持ち悪い感じがしますが、次の日の作業開始にとっかかりができているので、スムーズに始めることができます。

なるべく、１日のToDoはその日の内に処理してしまうのが一番です。７つのテクニックを駆使して、その日のToDoはその日のうちに終わらせてしまいましょう！