メール処理に時間を掛けないための技術

強力なメールソフトやサービスを使いましょう！定番でオススメなのはGmailですが、それ以上に使えると判断した場合にはそちらでメール処理してもいいでしょう。とにかくあなたの環境に合うものがベストです。

フィルタリングを使いこなすことは、人生をコントロールする様なものと思ってください。それくらいフィルタは重要です。条件を見つけ出し必要なものとそうでないものを送信されてくる段階で分けましょう。

そもそも迷惑なメールしかこないとわかっている場合には、普段とは違うメールアドレスを使うように心がけましょう。最近ではワンタイムのメールアドレスサービスもあります。

最初からメール作業をする時間を区切り、それ以上は行わないということを断固決めてしまえば、時間がダラダラと延びることはありません。時間を区切るとなぜか処理する時間も速くなっていきます。

これもゴールデンルールですが、テンプレの注意点は失礼なメールにならないようにすることです。あらゆる状況のコピペは確かに便利ですが、やりすぎに注意しましょう。

メールを削除する時間は無駄です。心情として、大切なメールを残して迷惑メールを全て消してしまいたいのはわかりますが、時間を吸い取られていきます。検索やラベルでメールを見つける習慣をつけましょう。

ラベルを使ったり、メールの検索術を極めることで、山のような膨大なメール群から目的のメールを見つけることが容易になります。検索のための細かい技術を完全にマスターしておきましょう。

Gmailにはキーボードショートカットが使えます。一度覚えてしまえばそれを使うのは簡単です。２秒の処理を１秒にしてください。「１秒も２秒もそんなに変わらないよ」という人は、蓄積された時間を見て驚くことと思います。

定期的にメールする相手には、普段の失礼をあらかじめ断っておくというのも一つの方法です。休日やまとまった時間が取れるときに、時間をかけたメールを送ってメリハリをつけましょう。

ほとんどの場合返事をするべきメールとしなくていいメールに分けられます。または「そのことは○○さんに聞いてください」と送るだけで良い場合もあります。あなたでなくてはならない内容かどうか、判断しましょう。

そもそも電話した方が早いこともあります。もちろんメールなら相手が不在でも送信できます。好きなときに読めますしね。しかしメールなら10分以上かかるものが電話なら３分で済むことだって往々にしてあるのです。