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メールチェックは効率重視! ムダなメールに悩まなくなるコツ

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2014.03.02

ビジネスマンであれば毎日やってくる大量のメールと格闘しなければなりません。毎朝出社して一番の仕事は、コーヒーでも飲みながらのメールチェックという方も多いのでは?

いつも何となくやっているメールチェック、実は結構時間が掛かっていたりします。もしも毎日合計2時間メールチェックに費やしているのであれば、一年だと約一ヶ月近くもメールの対応に使っていることになるのです。

週明けにメールチェックだけで反日を潰しているような人なら、もっと時間をムダにしていることになります。そこで少しでもメールチェックの時間を効率的に、少しでも時間の短縮をするために、役立つ考え方とテクニックをお伝えいたします。

メール=緊急ではないものという基本を弁えよ!

やり取りを形に残しておいたり、後から何度も見返すことが出来るという点、そしていつでも気軽に送ることが出来ることもあって、メールは現代社会に欠かせないものとなっています。

しかし、本来メールというのは緊急性の低いものだということを頭に入れておきましょう。緊急性が低いというのは、つまり今すぐ手をつける必要がある訳ではない、ということです。

よく仕事の合間合間にメールチェックをしては返信に苦労している人がいます。確かに迅速にメールの返信がやってくるのは相手からすると助かることですが、一部の重要な要件を除くとそこまでしてすぐ返信すべきメールは少ないはず。

迅速な対応の必要な要件であれば電話か、もしくはメールと電話をどちらも利用して連絡が来るものです。メール=すぐ返すべき!という自分の中の常識をまず捨ててしまいましょう。

届いたメールは全てフィルタリングせよ!

効率良くメールを処理するために必須なのが、メールのフィルタリングです。基本的には送ってきた相手ごとにフィルターを掛け、フォルダ分けしておきましょう。

一度フィルタリングしてしまえば後は届いた時に自動的に振り分けられますし、相手別に一覧表示することも出来て便利です。

送信者別のフィルタリングとは別に、対応度別フォルダを用意せよ!

メールを送ってくる相手別にフィルタリングすることは基本として、更に一歩進んだ対策を取りましょう。そのために必要なのが、対応度別のフォルダを作ることなのです。

メールチェックをする時、一つ一つのメールを開いて丁寧に一つ一つ返信するのはまさに時間のムダ! さっとメールの中身を確認したら、内容の優先度を判断してとりあえずフォルダに放り込むのがオススメです。

フォルダ分けの内容としては、すぐ対応すべきもの(優先度高)、近日中に対応すべきもの(優先度中)、返信まで時間が掛かっても構わないもの(優先度低)、そして他のメールに対応した後からの対応で構わないもの(その他)くらいにしておくのが良いでしょう。

とにかくやって来たメールをぽんぽんとこれらのフォルダに放り込み、対応は後にするようにするだけで、今すぐやらなくて良いメール対応に時間を割かなくて良くなります。

ツールは不要!便利=効率的とは限らないと心得よ!

各種のメールクライアントを使用する際、無償で提供されているツールやアプリを使用している人も多いと思います。

しかし、特に新規のメールを受信した時にデスクトップにお知らせを送ってくるようなものは、プライベートでは便利ですが、ビジネスシーンでは便利どころか逆効果なので使用は避けた方が賢明です。

目の前の業務とメールチェック、どちらが重要で優先すべきものなのかと言うと、大抵の場合目の前の仕事の方が重要です。

デスクトップにちらちらと入り込んでくる受信通知に従ってその都度メールチェックをしていると、いつまで経ってもその日の仕事が終わりません。

こうしたツールは便利ですが必ずしも効率的とは限らないので、オフィスのパソコンには導入しないようにしましょう。

メールチェックの時間は毎日同じ時間に固定せよ!

メールチェックは気が向いた時にしているというそこの貴方、それこそが仕事の効率を奪う何よりの敵です。ちょっと仕事の手を止めた時、休憩から戻ってきた時などにメールチェックを行うのは効率アップには繋がりません。メールチェックを行う時間は、毎日同じ時間に固定しましょう。

オススメの時間帯としては、朝、昼食前、そして退勤前です。それ以外の時間では緊急の連絡がない限りはメールチェックはしないように心がけましょう。

人によって毎日処理しなければならないメールの量は違うと思いますが、出来れば毎回のメールチェックの時間も決めてしまうのがオススメです。

それだけで毎日のメールチェックの時間が短縮されますし、取引先にも前もって「メールチェックはこの時間にしていますので、緊急の御用の際にはお電話頂ければ幸いです」と伝えることも出来るようになります。

メールチェックを効率化するコツは、「自分がメールに振り回されないこと」なのです。

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