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会議の要ともいえるアジェンダ。理想的な作成方法を伝授!

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2014.10.01

アジェンダを侮ることなかれ

恥ずかしながら、私が勤めている会社では、アジェンダというものがそれほど重要視されません。だから私は、アジェンダというものが果たしてどういうものか、入社してから三年ほどが経過するまで知らなかったのです。一般的には、会議の行動計画を意味しますね。大企業であれば会議に参加する構成員も多くなるので、書面としてアジェンダが配布されることもあるようですが、私の会社では口頭による連絡が目立ち、また定例会議のほかにスクランブルな会議は少ないので、やはりアジェンダというものが軽視される結果につながっています。

口頭で完璧に会議の内容を伝達することができればそれでいいのです。余計な書類を作る手間も廃棄する手間も省けます。しかしながら、私自身が「会議の概要が一枚の紙にまとめられていたら、会議前のごたごたはもっと減らせるだろう」と感じることもあるくらいです。私の会社では、会議の開始五分前に「あれ、今日の司会進行役って誰だっけ?」みたいな会話が飛び交うこともザラですからね。それがうち会社の風物詩というか、楽しみの一つでもあるのですが。

いずれにしても、アジェンダというものを侮ってはいけないのです。

アジェンダに盛り込むべき内容

・会議の日程
・所要時間
・議題
・主要な参加者(大人数の会議なら必要でない場合もある)
・プレゼンなどを兼ねる場合は発表者の名前

まず、会議の開始日時はもちろんですよね。延長する場合も少なからずあるでしょうが、会議の所要時間も添えておきましょう。私の経験則から言って、ダラダラと延長する会議では収穫が見られないので、できれば定時にぴしゃっと終えることがベストです。

ついで、これも重要なポイントですが、会議の議題が提示されていなければ意味がありません。何について話し合うのかがあらかじめ分かっていなければ、それは会議ではなくただの雑談です。その他、必要なら会議に参加する構成員を付記するのも良いですが、大企業などで会議に参加するメンバーが多い場合は、紙面が煩雑になることを避けるため、代表者の名前のみ記載するなど対応を工夫しましょう。

もしも会議に参加できない人がいたら?

これは実際に私が参加した会議の中で「良い方法だ」と感じた方策ですが、もしも会議に参加できない人がいた場合、会議の内容をまとめる書記が大活躍します。詳しいことについては後日、別の記事の中で改めて紹介できればと思いますが、ここでは概略だけ触れておきましょう。

アジェンダを作成するのは、通常、会議の司会進行を任された代表者です。いきおい、代表者が一番重要な役回りだと考えられがちです。しかしながら、全ての段取りを代表者に任せてしまうと、どうしても負担が偏るのです。できればアジェンダを作る段階、すなわち会議が始まる前の段階から、代表者は書記を務める人間と手を組んでおくべきです。

書記に任された役割として、会議の議事録を作成するという項目が挙げられます。これについては、会議を終えた後に改めて作成し直すという人も多いのですが、それでは二度手間になるので、会議場に議事録の台紙を持ちこんでその場で記載するか、あるいは、もっと離れ業として考えられるのは、会議に利用したホワイトボード(会議の動向が記録されているもの)をそのままスマートフォンのカメラで撮影する方法です。これは実際に私の先輩がやっていたのです。もちろん彼はあらかじめ許可を取っていましたが、私にとっては衝撃の光景でした。それで議事録の提出が許可される会社であれば、確かに二度手間を防ぐ素晴らしい方法です。また、後で書面にまとめなおすことを考えても、ホワイトボードの板書をそのまま写真に保存しておくというのは素晴らしいアイディアですね。書き漏らしなどのミスが絶対に起こり得ないわけですから。

また、写真を含めた正確な議事録は、その日の会議に参加できなかった人にも助けになるのです。アジェンダと合わせ、その重要性を今一度考えるべきでしょう。

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