これだけ気をつければOK！説明上手になるのに必要な５つの事

物事を伝える時、特に会議やプレゼンなどでは的確な説明が鍵となります。ただ、なかなか人に自分の意見やアイデアは説明しづらいものです。

ですが、これから紹介する５つのポイントを押さえておけば、会議やプレゼンでも意見やアイデアを上手く説明することができる説明上手になるはずです！

伝えたいことは分かりやすい言葉にするようにしましょう。専門用語の多用は知性的に聞こえるかもしれませんが、用語を理解していないと全く相手に伝わることはありません。

なるべく専門用語は使わずに、伝えたいことは分かりやすい言葉に置き換えたりして、相手が理解しやすいようにしましょう。感覚的には、「自分の母親にも伝わるように説明する」ということを意識するとピッタリです。もちろん専門用語を使わないといけない場合は出てくると思いますが、多用は厳禁です。

回りくどい言い方や言い回しも伝わりづらくなります。長々と話しているのでは相手も聞き飽きてしまいますし、話の中で一番大事な部分がどこか分からなくなってしまいます。

回りくどい言い方はせず、シンプルに短くまとめるように話しましょう。よく「会議は結論から」と言われますが、意外と多くの人ができていないので、自分の話し方を再確認してみましょう。回りくどい言い方を避けるには、一言をTwitterの文字制限140字以内にするように考えるといいでしょう。

相手に自分の意見やアイデアを伝える時に感情的になってはいけません。特に、怒りやイライラは相手にも伝染してしまうものです。あなたも、相手がイライラしながら話しているのを聞いているうちに不快感を覚えたという経験があるのではないでしょうか？

相手に不快感を与えてしまったら、あなたの印象は最悪です。仮に話の内容が完璧だったとしても、相手は話の内容よりもあなたの態度の方をインプットするはずです。

相手に伝えるには、感情的にならないように冷静に話をするようにしましょう。もちろん、「感情的にならない」と言っても「冷徹になる」ということではなく、あくまでも自分の意見は情熱的に話すように心がけましょう。

あなたの意見が好感触だった場合、相手は何かしらの質問をしてくる可能性が高くなります。相手の質問をすかさず答えることができればポイントは上がります。相手が質問しそうなことは、あらかじめ答えを用意しておきましょう。

質問に回答できないという場面を少なくしてその場で対処することができれば、あなたに対する信頼度もアップします。信頼度の高さは伝わりやすさに比例します。相手がしそうな質問をあらかじめ予測し、答えを用意しておくようにしましょう。

仮にその場では分からない場合でも、適当に答えたりするのではなく、会議やプレゼン後すぐに調べて質問者に連絡をしておくといいでしょう。「次回の会議までに……」というのは御法度です。迅速な対応をして、信頼度をアップして伝わりやすくしましょう！

自分の意見やアイデアが相手に伝わりやすくするには、まずは聞き上手になることが一番の近道です。相手が「解決したい」と感じている問題をしっかりとヒヤリングして改善すべき点を探し出します。問題を的確に聞きとることができれば、解決案を提示すればいいだけです。これだけでも相手に伝わる確率はグンと上がります。

「効果的な話し方」「プレゼンのノウハウ」「スピーチのテクニック」など様々な『How To 本』が出版されていますが、そういったテクニックよりもしっかり聞き取ることの方が大事という場面はたくさんあります。聞き上手になりさえすれば、伝え上手になるはずです。

仕事ができる人は会議でも的確な意見やアイデアが出せたり、よく通るプレゼンをする、営業成績が人一倍いいなど、特出していたりします。ビジネススキルが高いというのもあるかもしれませんが、ほとんどの人は伝えるのが上手い人達です。

説明上手は、そのまま仕事ができる人になる可能性がかなり高いと言えます。「もっと仕事ができるようになりたい！」もし、そう思っているのなら今日から“説明する”ということを重点的に考えて仕事をしてみてはいかがでしょうか。