仕事のリスクマネジメントができていれば、面倒な○○はいらない！

「リスクマネジメント」と「事後処理」の違い

リスクマネジメントという言葉を聞いたことがあるビジネスパーソンは多いと思います。トラブル対処に関する専門用語ですが、実際に何かしらのトラブルが起こってしまった後からその始末をする事後処理とは根本的に意味が違います。リスクマネジメントは、仕事上で何らかのトラブルが起こる前から対処を考えておく手法です。

仕事上で起こるトラブルを予測しなければならない分、リスクマネジメントは事後処理よりも難易度が高いという人が多いです。実際その通りでしょう。しかしながら、リスクマネジメントを抜かりなく頑張ることで、悲惨なトラブルを防ぐことができるわけです。努力した分だけ、得られる見返りは大きいと言えるでしょう。

リスクマネジメントを行う際にポイントとなるのは、何と言っても過去の失敗例です。過去の失敗と言えばどうしても目をそむけたくなるものですが、むしろ過去の失敗ほど多くのことを当事者に教えてくれるものはないのです。

あの時こうすればよかった、ああすればよかった。いくらでも思い立つ後悔は、同じ失敗を防ぐことを考える際に役立ちます。例えば、業務日誌や会議の議事録などにその日の失敗や議題のデメリットを書き込むことは常識ですが、これはリスクマネジメントという観点から見ても非常に重要なことです。何かしらの物事を実行に移す前から、その時点で考えられる限りの最悪のシナリオを想定しておくのです。

デメリットに目を向ける重要性

どのような物事にも、長所と短所があります。あえて言葉を変えるなら、メリットとデメリットですね。例えば会議の議題について採決を求める際には、メリットとデメリットの大きさを天秤にかけます。話し合いの結果、出された案を実行に移すかどうか、その判断の分かれ目は実行に移すことで得られるメリットがデメリットより大きいかどうかによります。デメリットの感じ方は人によって違うでしょうが、たとえ小さなデメリットであっても無視すべきではありません。リスクマネジメントという観点に立てば、多少は大げさなくらいにデメリットに目を向け、それを防ぎえるのであれば可能な限りの対抗策を考えておくのです。

基本的に、リスクマネジメントは心配性の人間の方が上手いといわれます。それは、心配性の人が「多くの他者が気づかない些細なデメリット」に目を向けることができるためです。もちろん、その人が目を付けたデメリットがあまりに小さすぎて、本当に取るに足らないものであるという場合も考えられます。そういう時は、周りの人間がうまくフォローして考慮すべきデメリットとそうでないデメリットを選別すればいいのです。

リスクマネジメントに関して言えば「取り越し苦労」に終わるくらいがちょうどいいかもしれません。

私が経験したリスクマネジメントの実例

私の会社でも、過去にこんなことがありました。いわゆる商品の発注ミスです。よくありますよね。実際に必要としている商品の個数より、はるかに大量の商品を発注してしまった。身近な例で言えば、コンビニのおにぎり等の発注でも似たようなトラブルが起こるそうです。

私の会社の実例を挙げると問題になるので、あくまでフィクションとして聞いてください。私の企業は文房具を扱っています。ある時に発注ミスが起こり、誰もが知っている「スティックのり」を多く仕入れすぎてしまいました。全国の小売店に発送しても必ず在庫に余りが出て、とてもさばききれません。これは明らかなヒューマンエラーですが、会社のみんなはあきらめずに考えました。そうして導き出された結論が、スティックのりを一本ずつバラ売りにするのではなく、二本で一パックのお得商品にして売り出そうというもの。

結果的に、これが見事にはまりました。文房具に限らず例えば食品産業などでも、いわゆる「増量キャンペーン」を行うことは珍しくありません。この時は「事後処理」ということになりましたが、この経験を踏まえて「発注ミスにより余剰在庫が発生した場合は、まとめ売りをして様子を見る」という項目が、リスクマネジメントの一つとして考案されたのです。過去の失敗から学んだ結果です。

人間である限り、必ずミスをします。神様ではないのですから。重要なのは、ミスをした時にどうするかということだけではなく、実際にミスをする前からどのように対処するかというアイデアをあらかじめふくらませておくことです。