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できる男のスケジュール管理!仕事をパズルのように埋め込む人のお話

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2013.05.31

皆さんはご自分のスケジュール帳の分析ができるでしょうか?分析というのは、一週間の予定と反省、仕事の優先順位などの分析のことです。ただ予定を書き込んでいるだけではありませんか?

筆者の知り合いに、それはもう仕事を早く効率よくこなす人がいます。それなのに、本人は涼しい顔をしているのです。それどころか、空いている時間があるから遊ぼうと誘ってきます。

筆者は「なぜそんなにも、多忙なのに遊びを入れるのか?」と聞いてみました。すると、彼はスケジュール帳を見せてこう言ったのです。「スケジュール帳を組み立てるのが、面白いんだ」と。

それを拝見して、彼の仕事ができる理由が分かりました。彼のスケジュール帳はまるでパズルのようになっていたのです。ではパズルのようなスケジュール帳とはどういったものだったのか、ご説明いたします。

スケジュールを小分けにしている

例えば、会議があるとしましょう。会議の始まる時間は決められていると思いますが、大抵の方は時間よりも早目に会議室に入っているでしょう。その会議が始まるまでの時間は何をして過ごしているのでしょう?

資料を無駄にペラペラとめくって、あくびなどしていませんか?彼のスケジュール帳には会議前から会議中、会議後までの流れが細かく小分けにされていました。例えば、会議前にすることは次のように小分けにできます。

1、20分前に会議室に入る
2、資料に目を通す
3、重要な内容や分からない部分にマーキングする
4、かかる時間は10分
5、あと10分でお客さまへのメールの送受信の確認や、簡単なSNSを使った作業ができる

などを書き出すのです。このように書き出してみると、会議が始まるまで20分間でできる事が整理されます。会議中の流れも記入しておきましょう。

その会議内容も頭に入ってなければ、意味のない時間になってしまうからです。自分の書いた内容は、必ず頭に入っています。もしも忘れてしまっても、スケジュール帳に書いておくとロスタイムがありません。

思ったこと、かかった時間、作業内容など、とにかく何でもスケジュール帳に書いてみましょう。そのように習慣のある作業にしておけば、スケジュールを小分けにする作業もそれほど苦にはならないはずです。

優先、劣後の順位をつける

これは、ドラッカーの理論でもよく用いられる言葉です。仕事量が膨大で終わらないときは、その仕事を分析してみましょう。優先的にするべきことと、その中に割り振られている時間、自分のキャパシティーを考えれば、劣後の順位も付けられるはずです。

必要のない仕事なんて、ないでしょう。しかし、他の人に頼める仕事や、今日やらなくても良い仕事はあるのではないでしょうか?もしもそんな仕事があったなら、一日のやるべき仕事からは、バッサリと切り捨てましょう。

彼のスケジュール帳には、劣後順位が付けられており、その仕事をなぜ自分がするのかと、その仕事の期限がきちんと書いてありました。

一日の空いた時間の反省点と活用方法を書き出す

彼のスケジュール帳は空いた時間さえビッシリと埋められてあります。それはどういう事かというと、「空いた時間に何ができたのか?」や「空いた時間の使い方は適切だったか」を書き出しているからです。

彼の場合はたいていは、劣後順位の仕事を空いている時間にこなすそうです。「パソコンが使えない環境でも仕事はできる、その方法を探せば良い」と彼は言います。このように、毎日空いた時間からも彼のスケジュール帳は進化していくのです。

自分のやってみたいことリスト

また、さらにこのスケジュール帳のすごいところは、空いている覧に自分のやってみたいことまで書いてあることです。それは、無理だろうと思うことでも何でも良いと彼は言います。

“気球に乗ってみたい”とか“オーロラを見に行きたい”など彼のやってみたいことは、大きいです。一体彼のどこにそんな時間があるのでしょうか?それでも「5年以内にすべて実現させるんだ」と彼は言います。

このようにオフの目標を持っているからこそ、オンを必然的に組み立て充実させることができるのでしょう。夢の詰まったスケジュール帳であれば、開くことやそこに予定を書き込むことが楽しくなるはずです。

スケジュール帳を活用すると、自分の進むべき道筋が見えます。一日に必要な仕事量や空いた時間の反省点は、来週はもっとスケジュール帳と共にあなたを成長させてくれているはずです。あなたのスケジュール帳は楽しく、充実した内容になっていますか?

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