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仕事でキャパを越えたことを自ら気付く方法

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2014.04.10

仕事でキャパを越えた時は、必死になっているだけに意外に自分では気づかないものです。キャパを越えている時は、無意識のうちに仕事の段取りがわからなくなったり、連絡ミスをしたり、言い訳が多くなったりします。これは頭の中がパニックになっているからです。

仕事のキャパを越えていることを意外にも本人が気付いていないことが多いのです。これを防ぐには、自分で能力キャパを越えていることに一早く気付き、対処しなければなりません。

仕事量が能力キャパを越えていることに気付く方法

仕事量が能力キャパを越えると、頭の中がパニックになります。頭は脳内で情報を整理しようと必死になっているのです。そのため無意識のうちに歯を食いしばっているのも集中力を高めているからです。

頭が痛くなったり息苦しくなったりもするのです。大げさでなく呼吸が浅くなり息をするのを忘れてしまうほど必死になります。緊張しすぎて唾を飲み込み胃がパンパンになったりする事もあります。このような身体症状が出たらまずキャパを越えていると思いましょう。

頭がパニックになっている事に気が付いた時は、まずは深呼吸をして落ち着きましょう。この場合、吸うのではなく、まず肺の中に空気が無くなるほど吐くのです。その反動で息を吸います。これを3回繰り返すと頭の中が真っ白になります。

能力キャパを越えた時の対処方法

そして、一旦脳内が落ち着いたら分刻みのスケジュールで最も効率的な仕事の手順を考えましょう。キャパを越えた時こそ落ち着いて、無駄な動きの無い段取りとチェックが必要なのです。

この際に資料もクリアファイルに仕分けしておくと良いでしょう。そしてタイムスケジュール通りに仕事が進めば良いのですが、それが上手くいかない場合は上司や先輩に相談して助けを求めましょう。

自分の能力キャパを越えた仕事であることを認めると、自分の仕事能力の評価を下げてしまいますので、徹夜してでも上司や先輩に迷惑をかけないように自分で何とかしようとしがちですが、間に合わないことが決定してから助けを求めても手遅れの場合がほとんどです。

そのため、勇気を持ってできるだけ早く報告するようにしましょう。会社の仕事は完成することが全てです。学生時代のように努力した経過を評価してもらえたりしないのです。

極端な話、頑張ってなくても遊んでいても良いから完璧に成果をあげられたらそれでいいのです。結果がすべてなのです。

新人の時に「ほう(報告)れん(連絡)そう(相談)」が何より大切だと教わったと思います。この「ほうれんそう」は新人の時だと思いがちです。

しかし、ベテランになってもこの「ほうれんそう」がしっかりされていれば、チームの連携がスムーズで手際の良い仕事ができるというものです。キャパを越えた仕事を抱え込まないように「ほうれんそう」を徹底するのも良いかと思います。

クライアントにはあなたの事情は関係ありません

ミスは言い訳のしようがありませんが、納期遅れ等の場合にはこちらの事情をクライアンに説明して、クライアントに譲歩をしてもらおうとする人がいます。

「持ちつ持たれつ」という言葉があるように「あの時○○してあげたんだから」と勝手に思い、あなたの譲歩と同じように相手も譲歩してくれるなんて思うのは甘いのです。

クライアントに余裕があればご厚意で譲歩してくれることもあるかもしれませんが、クライアント先に迷惑をかけることには違いないのです。そういうちょっとした甘えは少しずつあなたとあなたの会社の信用を失っていっていることに気付きましょう。

ビジネスは契約が全てです。社内でも自分の能力のキャパを理解できていないと周りに迷惑をかけます。あなたのスケジュールを聞いて同僚や先輩もその先のスケジュールを組んでいるのですから。あなたの仕事の遅れはクライアントとの打ち合わせの遅れにもつながります。

だから社内でも、自分の抱えている仕事の現状を上司や同僚に伝える勇気を持ちましょう。クライアントに対しては、受けてしまった場合は契約通りに行くように最善を尽くさなければなりません。

できない時は上司に相談して助けてもらうしかないのです。あなたの失敗は会社の信用に関わります。

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