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仕事効率化!誰でも必ず処理できるToDoリストを作るコツ

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2013.09.20

ToDoリストを作るにはコツがいる!

毎日、仕事に追われてしまってToDoが溜まっていって、先送りになっている仕事が増えてくると、夜遅くまで残業して寝不足になってしまったり、忙殺されてしまったりすることがあります。

ですが、ToDoリストの作り方にさえ気をつければ、そういったことを少なくすることができます。今回は、誰にでもできる“必ず処理できるToDoリストの作り方”を紹介します。

ToDoを作りすぎない

ToDoリストが用紙からはみ出してしまうくらい長くなったりしていないでしょうか。もちろん、こなさないといけない仕事が多くなってくると、どうしてもToDoリストは長くなっていってしまいます。ToDoリストが長くなってしまうと、途端にやる気がなくなってしまいます。「リストを眺めるだけでもため息がでてうんざりする」ということもあるでしょう。

そこで、ToDoリストを短くするために「処理しないといけない大きな仕事は1日に3つまで」というようにルールを作ります。どんなに時間を効率よく使ったとしても、大きな仕事を複数こなすには限界があります。なので、大きな仕事を3つだけピックアップします。

ピックアップした仕事を細分化してToDoを作るようにすれば、用紙からはみ出るくらい長いToDoリストにはなりません。また、人に任せることができる仕事は任せてしまうのも一つの手です。ToDoリストはなるべく短めに、1日で処理できるくらいの長さにするようにしましょう。

朝・昼・夕でやることを決める

ToDoを処理する時間を決めてしまえば、処理しやすくなります。

「午前中で処理するToDo」
「午後から定時までに処理するToDo」
「定時から退社までに処理するToDo」

などのように、時間毎にToDoを書くようにしましょう。時間軸に沿ってToDoをリスト化すると、「午前中までには、このToDoを終わらせないと!」というように、締め切りを意識してToDo処理をするようになります。1日の中に3回の締め切りを設けることで効率よくToDoを処理していくことができるようになります。

5分で終わるToDoを集める

ToDoの中には5分以内に終わるような、小さなToDoがあります。これを一つずつ処理していくというのは、非効率です。そこで、5分以内に終わる小さなToDoはなるべく一つに集めて処理するようにします。

5分で終わるToDoが6つあるなら、30分間を小さなToDoを処理する時間にあてます。5分で終わるような小さなToDoでも、その時その時で処理していくよりも、一つにまとめて一気にやってしまった方が効率よく処理することができます。

ToDoリストを作る最適なタイミング

必ず処理できるToDoリストを作るタイミングは、退社の時です。1日の終わりに翌日のToDoリストを書いてデスクに置いておきます。翌日、出社したときにはすぐに仕事を開始することができます。仕事のスタートダッシュが速いだけでも、ToDoは処理しやすくなります。

ToDoをサクサク処理して、仕事を素早くしよう

ToDoをサクサク処理することができれば、仕事も速く終わります。特に忙しい時期には上記のようなToDoの作り方をすれば効果を実感できるはずです。

ただダラダラとToDoを列挙するだけでなく、少しの工夫をするだけで効率的なToDoリストを作ることができます。必ず処理できるToDoリストを作るために、今日から少し工夫して作ってみてはいかがでしょうか。

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