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昔から整理上手は仕事が速いと言うが、本当に仕事が速くなるコツ

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2013.08.23

コンビニの書棚に『仕事が速い人の習慣』という本が置いてあった。立ち読みをすると著名な方々の取材が中心で、昔から言われている内容が大部分だった。『整理』『早い決断力』『ノートの活用』などだ。ある企業のトップは『倍速仕事ができなければ置いていく』とまで言って加速させている。

ビジネスマン時代に『ノートの活用』『デスク回りの整理』『情報の整理』などをやり、『早めの決断』を意識して何度も仕事をしたが、仕事が速くなったと感じることはあまりなかった。

整理すれば、モノや情報を探す手間が省けるから速くなる、と言われる。しかし探す手間は、せいぜい数分だ。数分が短縮されたから、仕事のスピードが目に見えて速くなる訳ではない。職場全体にモノが散乱しているなら別だが、たかだか自分の机上のスペースだ。

決断に関しては、自営業でない限り上司の指示で動くことが多い。決断の裁量が求められる状況は少なく、後々の流れを考えれば必然的に決まるケースが多い。逆に素早い決断で行動を起こし、上司から怒鳴られるリスクの方が高い。

ノートの活用についても、忘れがちな内容をメモしているつもりが、メモを見忘れることが多く、デスク上に付箋をペタペタと貼っている方が仕事が速いように感じた。アイデア、企画、取材をまとめるにはノートは確かに便利だが、仕事が速くなる訳ではなかった。私見だが、仕事が速くなるコツは、次の4点だ。

1.上司の判断を仰ぐことをチェックしておく

組織の中では、社長でない限り自由に決断できる訳ではない。判断を求められるケースには上司の判断が必要な場合が多々ある。自分で勝手に判断して上司から叱責されることもありうる。

上司の判断を求めるまでもなく、自己裁量で決定する場合も、会社の方針や所属部署の方針に照らし合わせれば、自ずと決まる。照らし合わせても判断できない時は上司の判断を聞かざるを得ない。必要なことは上司の判断が必要な場合と自己裁量で決められる場合の線引きを明確に持つことだ。そして自己裁量の場合を増やしていくことだ。

2.仕事の先の流れを予測しながら仕事をする

仕事が遅い人に一貫して言えることは、仕事の流れが見えていないことだ。例えば、新規の取引先を開拓しに行って、見込客から良い反応が得られた。仕事が速い人は、その時に何をアプローチすべきかが予測できている。

仕事の遅い人は、一度帰社し上司に相談してから出直すので、なかなか進展していかない。次に接待がらみの行動をとるか、他社の提案内容よりもベストなアイデアを出すか、を予測し決めなければならない。

予測するためには仕事の流れを自分なりにイメージづくりしておくことだ。イメージを持っていれば、予測しやすい。イメージは1つでは心もとない。不測事態に備え、引き出しはいくつも用意しておく必要がある。

3.終わりの時間を決めて仕事をする

企画書作成や報告書作成が遅い人がいる。見ているとデスクに向かって考え込んでいるのだが、なかなか進んでいない。アイデアや報告すべき内容で頭の中に浮かんでいる内容を書き出すなりしても、そこから先に進まない。ダラダラ仕事の始まりだ。

ベストなものを作ろうとする気持ちが仕事のスピードを鈍らせている。現代はスピード時代だ。学校でも下手な絵でも期日までに提出する方が上手な絵よりも評価される時代だ。四時までに終えるなどの終了時刻を決めて、当面の案や報告書として作成する。ベストアイデアは修正案として考える方が良い。

4.周囲の力を上手に使う

ダラダラ仕事をする人の共通点は、すべての仕事を抱え込んでしまっていることにある。うまく周囲の人に仕事を振れない。

例えば、企画書づくりで、データや資料をまとめなければならない。そのデータや資料を他の人も使うなら、まとめ作業を頼む。または事務の方に依頼をする。当然余計な仕事を頼まれた事務の方は不機嫌になるだろうが、日頃のコミュニケーションをきちんと取っていれば、頼みやすくなる。

他人に頼む時は分散する方が良い。一人の事務員に頼むと仕事量が極端に増えてしまうので断られることが多々ある。例えば、3つのデータや資料をまとめるには、2~3人の事務員に分散して頼むようにする。

人間ひとりの能力は、大きくは変わらない。変わらない中で仕事の『速い人』と『遅い人』が出てしまうのは、やり方や意識が違うからだ。仕事が速い人は、上司も含め周囲を上手に使い、先々のことを予測しながら仕事をし、ベスト案を熟考するのでなく当面案を作成している。これが速くなるコツだ。

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