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仕事の効率アップだけでは不足。まとめ仕事とマメな仕事の使い分け

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2014.02.14

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誰でも効率的に仕事をしたいと思うだろう。資料をコピーし企画書を作成する。また別の資料をコピーする。コピーするなら一度にすれば効率的だ。

営業で得意先を訪問する。午前中の訪問ルート上に午後の訪問先がある。一度に訪問できれば効率的だ。アポイントの時間をずらせば効率的だ。上司からも効率的に仕事をしろ、と助言される。

それに反して効率を意識して仕事をしようと、まとめて仕事をすると二度手間になることもある。例えば、午前中の訪問先を午後に回し、一度の外出で二件の訪問を終えたが、細部の情報入手が出来ず再訪問を余儀なくされたり、情報入手の遅れを取り戻すために数回の再訪問を余儀なくされることだ。午後に回した結果、他社に先を越された。取引先が他社に依頼してしまった。午後に社内決裁を仰げた案件が翌日決済になったこともある。

まとめ仕事が良いのか?マメな仕事が良いのか?上司に怒られる度に悩んだ時もあった。上司から見ればケースバイケースで臨機応変に対応しろ、ということなのだろうが、怒られると落ち込んでしまう。しかし実は使い分け方にコツがあったのだ。私見だがそれぞれのメリデメからコツをまとめてみた。

メリデメから選ぶ『まとめ仕事』

まとめ仕事のメリットは時間短縮だ。二度の仕事を一回で行うから短時間で済む。半分の時間とは言わないが三割くらいの時間はカットできる。メリットは歴然だが、デメリットはどうだろう?

デメリットは、一件一件の処理が雑になることだ。最初の案件処理をする時に次の案件が頭の隅にあり、集中できていないからミスや見逃しやすい。二件目を処理する時はタイムロスが気になる。うまく処理をしたつもりでも気づかない所でポカをやっている。ボスが怒るのもその点だ。

デメリットが見落としなら、日常のルーチンワークで『まとめ仕事』をすれば良い。他社が出入りしていない取引先訪問や社内でのデスクワークで『まとめ仕事』をする。社内ワークの中でもやり直しができる軽いワークなら、少々の見落としがあっても大丈夫だ。

メリデメから選ぶ『マメな仕事』

第一のメリットは仕事相手への好印象だ。煙たがられるほどのマメさでなければ、取引先へのフォローもしやすい上に信頼が得られやすい。稀な御不問は信頼関係を築きやすくミスを防ぎやすい。

デメリットはタイムロスだろう。他に取引先と馴れ合いになりがちなこともある。マメに訪問している間に馴れ合い、礼を失うことがあるので注意しておきたい。親しき仲にも礼儀ありだ。相手が取引先だということを忘れずに対応しておかなければならない。

デメリットがタイムロスなら、急ぎの仕事には向かない。しかしメリットを考えれば重要な局面を迎えている仕事には最適だ。普段は効率を考え『まとめ仕事』をしていても、ここぞという局面は『マメな仕事』に徹する。最近の若い人たちの仕事ぶりを見ていると、見誤っているようだ。上司としては、見誤らないように助言していきたい。

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