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仕事を他者に依頼する際はタイミングが命!具体的な失敗例を公開!

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2014.10.08

皆、自分の仕事に忙しい……

社内の人間であるか社外の人間であるかは問わず、他人に仕事を依頼するのはなかなか難しいものです。皆それぞれに自分の仕事というものを抱えていて、それプラスアルファであなたから仕事をお願いするわけです。負担が増えるからイヤだと言われて断られるのが普通……なのですが、どうしても他人に仕事を任せなければならない時はどうすればいいのか。頼み方が丁寧であることはもちろん、依頼を持ちかけるタイミングというものも、実は非常に重要なのです。

始業前、もしくは午前中が依頼のベストタイミング

依頼を持ちかけて、それがよほど無理のあるものでない限り、引き受けてもらいやすいタイミング。それはズバリ始業前か午前中です。要するに、誰かに依頼を持ちかける際には早い方が良いのです。人によっては午前中の内に、社外への交渉なども含めてスケジュールが埋まってしまいます。まさか他社様を巻き込んでスケジュールを変更しろとはいえないので、できれば始業前の段階で、相手に仕事の依頼ができるように準備しておくべきなのです。出社したばかりのタイミングであれば、相手のタイムテーブルもまだ完全には決まっていない部分があるので、早い者勝ちの原理で、あなたの要求が通る可能性は高くなるでしょう。

あるいは、依頼を持ちかける前日に、「悪いんだけどさ、明日からちょっと新しい仕事を頼みたいんだ。詳しい資料は明日に渡すから」というふうにあらかじめ依頼を示唆しておくのも良い方法です。

理想的な依頼の仕方と、ダメな依頼の仕方

これはかつて、私が経験した「腹が立つ依頼」の具体例なのですが、とにもかくにも期限ぎりぎりの依頼とか、あるいは週末の終業時間ぎりぎりの依頼は腹が立ちます。やっと仕事を終えて帰ろうかというタイミングで、無遠慮に届けられる一通のメール。うんざりしながら内容に目を通すと、新規で仕事の依頼。現段階で返事は仮のもので良いということだったのですが、ふと期日を見れば、まさか週明けの月曜日。

繰り返しますが、この時点は金曜の終業時間ぎりぎり。もうこちらには仕事をする時間も気力も残っていません。それなのに相手は、月曜日までに何らかの反応を寄こせという。そんなの無理に決まっているじゃないですか。ビジネスマナー以前の問題です。
どれだけ丁寧に依頼がなされていても、依頼のメールを送るタイミングが悪ければすべてが台無しです。

また、依頼はメールで送ればそれでいいというものでもありません。人によりますが、あくまで電話連絡にこだわる人もいますし、書面でなければ受け付けないという人もいるのですよ。一般的なビジネスパーソンであればそこまで細かいことにこだわらず、お互いにメールのやり取りで済ませる方が便利だという状況が多いはずですが、念のため相手にとって一番都合のよい連絡手段を確認してから依頼の本題を持ちかけるという姿勢も頭の片隅で意識しておいてください。

最後に、相手に仕事を依頼する際に、伝えておくべき項目について。はじめて仕事を依頼する相手に対しては特に注意が必要。
 
まずは冒頭に簡単な挨拶。そして自分の立場を明確にします。勤務先やポジション、関わっているプロジェクトの詳細など。また、自分の勤めている会社が相手にとって自明のものとも限らないので、きちんと「どのような会社なのか」ということを説明しておくべきです。

どうしてその相手に仕事を依頼したのか、動機を「相手が喜ぶ形で」伝えられたらベスト。例えば、○○さんの著書を読んで感銘を受けましたとか。そういうメッセージを添えられればいいわけですね。

相手にやってもらいたい仕事の詳細。報酬なども、決まっている限り全て相手に伝えましょう。やむを得ない場合はあるでしょうが、予算が決まっていない依頼というのは、どうしても相手に悪い印象を与えてしまいますので、要注意。また、一方的に条件を押し付けるのではなく、要相談という形で相手に意見を求めるのも、良く行われる交渉の形ですよね。

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