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良い結果を出した時こそ始末書を書いた方が良いこれだけの理由

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2014.01.23

「始末書を書く」と聞くと、誰しもがマイナスの事を連想する事でしょう。 何か仕事で失敗した時に書かされるのが「始末書」というものですから、あまり関わりたくないと思う人が多いかもしれませんね。

でもちょっと待ってください。この始末書というもの、実は良い結果を出した時にこそ積極的に書くようにした方が良いことをご存知でしたか?

あまり人がやらないような事をやってみるのが会社員で成功をしていく秘訣です。あなたが営業マンであるならば、特に参考にしていただきたいのがこの「成功時の始末書」。では、それはどういうものなのでしょうか?

成功の記録こそ残そう

仕事で良い結果を出した時、例えば、大きな案件の成約を取った時に、みなさんがやってしまいがちな行動とはどんな事でしょうか?

おそらく、喜んだ上司の発案で、チームメンバー全員と宴会を開いたり、親しい友人を集めてお祝いの席を開いたり…。

確かに、努力をして大型の案件を成約させたのですから、思い切り騒いで関係者と喜びを分かち合うのはとても良い行動だと言えるでしょう。

ただし、それらの祝い事を行う前にやっておいた方が良い行動があるのです。それがタイトルにも記した「始末書」を書くという行動です。

始末書とは本来、何か大きな失敗をした時に、その失敗が発生した原因を分析して、再発を防止するために書くものなのですが、そのような「貴重な記録」は、何も失敗をした時だけに限定する必要はないと思います。

失敗から学ぶことは非常に重要な事ではありますが、逆に「成功を記録し、そこから学ぶ」という事があっても良いはずですよね?そういった習慣がビジネスの世界にあまり定着していないのは、何かとても違和感があるようにも思います。

「追体験」が成功継続の秘訣

何か大きな成功を成し遂げた場合には、その成功に至った理由を裏付けるような「行動」があったはずですね。

綿密な事前調査が功を奏したのかも知れませんし、周到な根回しがお客様が契約を決断した理由だったかもしれません。

成約に至るまでに地道にお客様のところに足を運んだことが成約のポイントになったかもしれませんし、時間をかけた渾身の企画書が心を動かしたのかもしれません。

とにかく、どんな些細な事でも構いませんから、始末書の要因分析ならぬ、「成功に至った要因の分析」を記録して残しておくことは、非常に価値をある事だと言えると思います。

その成功要因を次回も追体験して追いかけていけば、あなたは続けて大きな案件を成約できるかもしれませんし、あなたの部下や後輩も、話だけではなく「始末書」という形でしっかりと書面に残されていれば、あなたのとった行動の追体験がとてもしやすくなり、社内でも「成功の連鎖」という、とても望ましい現象が起こるかもしれません。

成約理由をお客様に質す

成功の始末書の中には、ぜひともお客様の声というものも取材して記録をしておいていただきたいと思います。

何かお客様に迷惑をかけてしまうような事があれば、当然の事としてお客様のもとに出向き、事情をヒヤリングして謝罪をしたり改善策を提示したりという行動を取るかと思いますが、こういった行動をマイナスの時ばかりに実施するのは、とてももったいない事だと筆者は考えています。

このような行動を裏返しにして、大きな成果を上げた際には、お客様のもとを訪問し、成約に至った理由をお客様に取材して記録に残すという行動をぜひとも取っていただきたいと思います。

お客様を取材するという行動は、記録として残せば、先ほど挙げた「追体験」のための極めて有効な資料になりえますし、その行動自体がお客様からの更なる評価を得ることにも繋がります。

成約に至った理由を取材されれば、お客様だって「今回の経験を活かして、次回はより良い提案をしてくれるかもしれないな」といった期待感を抱くようになりますし、何よりも仕事をとても大切にして、丁寧に実施してくれるという印象を持っていただけるようになるはずです。

一発屋ではなくアベレージヒッターたれ

大きな成果を上げたならば、何よりも第一に祝杯を!という気持ちも理解できますが、世の中で評価をされるのは一発屋ではなく、コンスタントに好成績を残すアベレージヒッターです。

「忘れた頃に打ったホームラン」ばかりでは、あなたの社内での評価はいつまでもたっても低いままですし、何よりも仕事をしていて面白くないはずです。

コンスタントにヒットやホームランを量産していくためにも、ぜひとも「始末書」を書くようにして、成功時の記録を残すようにしていただきたいと思います。

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