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スケジュール管理は全て手元に集約しよう!ミスを防ぐ管理術

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2014.03.03

毎日が忙しいビジネスマンにとって、スケジューリングというのは欠かせない大切な仕事の一部です。何も考えずに打ち合わせや会議、アポイントメントの予定を次々と入れていては、あらゆる仕事が重なってしまって色んなところに迷惑を掛けてしまいます。

そうした事態を防ぐために、人それぞれ工夫してスケジュールを管理しているのではないでしょうか。今回はそんなスケジュール管理の方法について、便利な方法をお伝えさせて頂きます。

スケジュールは必ず形に残そう

仕事に関することで、何か予定が決まった、決まりそうという場合は逐次何でも良いので形に残すようにしましょう。常に手帳やメモ帳を持ち歩き、そこに予定を書き込むのも良いですし、スマートホンのアプリで簡単にメモを取るのもオススメです。

どんなに大切なことでも、人間はうっかり忘れてしまうことがあります。人間の記憶能力というのは決して完璧なものではありませんので、万が一予定を忘れてしまわないためにも必ずメモを残しておくことが重要なのです。

スケジュール管理は一つに纏めよう

スケジュール管理に使うアイテムというのは人それぞれです。スマートホンのみで管理している人もいれば、電子機器は好きではないから手帳で全て済ませているという人もいます。中には、両方を使っていたりバックアップとして同じ種類のスケジュール管理方法を二つ用意している人もいます。

当然のことですが、スケジュールを書き込むアイテムが多ければ多い程管理は面倒になっていきます。そこで、スケジュールが発生した時のメモ方法は何でも構わないので、最終的に決定したスケジュールというのは全て手元に集約するようにしましょう。

何かあったらすぐメモなどに取っておき、落ち着いたら一つの手帳や電子機器に最終的なスケジュールを纏めるという方法です。どんなスケジュール変更や発生があっても必ず最後に一つのモノへと書き込むようにしていれば、予定の食い違いなどを防ぐことが出来ます。

複数あり、時には変更もありうる予定というものを、ただメモしておくだけでは管理しているとは言えません。きちんと時系列に沿って一つのモノへと集約し、スケジュール全体をひと目見て確認出来るようにしておくことが大事なのです。

一度メモしたスケジュールを再度纏めることによってより記憶に残りますし、スケジュールを纏めながらこれから先の仕事の予定を立てることが出来ます。

また、最終的に情報を纏められればどんな方法でメモしても構わなくなるため、適当にその辺にある紙ナプキンに書き込んだ予定も電話で取ったアポイントメントも同様に扱うことが出来るようになります。

手帳ではなく簡易なメモ帳を活用しよう

どんなものにメモしようと最終的に一つのスケジュールとして纏めるのですから、予定を書き込むメモは出来るだけ手軽でかさばらないものが良いですよね。そこで、手帳を使うというのではなく簡易なメモ帳や付箋を活用するようにしてみてはいかがでしょうか。

メモ帳ならば手帳よりもずっと自由に書き込むことが出来ますし、安価なので手帳程扱いに気をつける必要もありません。ペンさえあればいつでもどこでも書き込むことが出来るので非常に便利です。

そして付箋もオススメです。付箋というと細長いものをイメージしてしまう方もいると思いますが、現在の付箋には四角く大きめなメモ帳代わりになるふせんというものがあるのです。付箋の良いところは簡単に剥がすことが出来、そして簡単に貼り付けることが出来るということです。

面積が広い付箋を使用していれば、メモを書き込んだ後本格的にスケジュールとして纏めるまで、取り敢えず手帳やノートに張って管理しておくことが出来ます。スケジュールに纏めれば剥がして捨てれば良いのでかさばることもありません。

また、付箋ならばペタペタと貼り付けながら時系列順に並べ替えたりするのも楽に出来ます。これまで使ったことがないという方にはオススメなのです。

電子機器を活用しよう

最終的に集約するものとしても、一時的に予定のメモを溜めておくものとしても電子機器はオススメです。出来れば電子手帳のようなものよりは、スマートホンを使用しましょう。

こういった電子データで管理するようにしておくと、データの並べ替えが非常に便利なのです。最終的に予定を書き込むものを手帳にしてしまうと、後から予定の変更があったりした時に修正が面倒になってしまいます。

その点電子データであれば自由自在にデータを入れ替えたり削除したり出来るのです。

それ以外にもパソコンと連動しているスケジュール用のアプリやカレンダーを使用することで、パソコンからでもスマートホンからでもスケジュールを確認することが出来るようになります。

何よりアナログデータは無くしてしまえばそれまでですが、電子データならスマートホンを無くしてもバックアップを残しておけるのです。

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