> 仕事 > 仕事で使えるメール術!「読みやすく」「効率的になる」4つの書き方

仕事で使えるメール術!「読みやすく」「効率的になる」4つの書き方

このエントリーをはてなブックマークに追加
2012.01.04

W580Q100_businessemail-6

仕事で使えるメール術

仕事で「メールを全く使わない」という人は、まずいないでしょう。それくらい仕事とメールは切っても切り離せないほど、重要なツールです。ですが、そのメールを上手く使いこなせている人は一体どれくらいいるでしょうか?

「君のメールは読みにくい」「メールはもっと分かりやすく書け」と言われたことはありませんか?

メールは文章のみで相手とやり取りをするため、なかなか上手く伝わらなかったり、解釈の違いなどが生まれて仕事がスムーズに進まなかったりします。また、メールの作成に時間がかかって、仕事がどんどん溜まっていくという人もいるでしょう。

そこで、使えるメール術を4つ紹介します。

件名を工夫する

まず、メールで大事にしたいのは「件名」です。件名によってはスパムメールと誤解されて、読んでさえくれなかったという場合が発生するかも知れません。そこで、「件名」を少し工夫します。

あなたは、メールの件名を「無題」にしていたり、「お世話になっております」などと書いていませんか?これでは、読まれないという可能性も出てきます。そこで、「件名」には必ず用件などを分かりやすく書きましょう。

たとえば「新製品の打ち合わせについて」と、分かりやすいタイトルにしましょう。さらに日程はの連絡などは「明日(○月○日)の新製品打ち合わせについて」などと日付も一緒に入れると分かりやすくなります。

また、「件名」でよく【緊急】などと書く人がいますが、これはオススメしません。本当に緊急の用件なら、電話を掛けた方が時間の短縮になりますし、【緊急】を連発するようなら、あなたは「仕事が遅く要領が悪い」と思われるかもしれないので、なるべく避けるべきです。

改行や一文を短くして読みやすい工夫をする

メールは日報などとは違って、改行を上手く使ったり、一文を短くして読みやすくしましょう。

「明日の打ち合わせですが、資料の方は私と山田とで人数分ご用意させていただきますので、御社ではサンプル品の準備をお願い致しますと同時に、デザイナーとの打ち合わせの日程も当日に決めさせて頂けますでしょうか。よろしくお願い致します。」

と書くよりも、

「明日の打ち合わせは、こちらで人数分の資料を用意させていただきます。
御社ではサンプル品の準備をお願い致します。

また、当日はデザイナーとの打ち合わせ日程を決めさせていただきます。

よろしくお願い致します。」

このように一文を短く切り、改行を使って読みやすくします。

箇条書きにする

メールはなるべく素早く読みやすいように編集しておくのが無難です。用意する物や質問などは箇条書きにしておくと、相手も分かりやすくなります。

  1. 発売時期の決定
  2. キャンペーンについて
  3. 他社製品との比較
  4. ターゲットの設定

長い文章はなるべく避け、用件を箇条書きにすれば読みやすく、伝わりやすくなります。

決まり文句は辞書機能と予測変換を使う

メールなどでよく使う言葉は辞書機能に保存して、予測変換で素早く出せるようにしておきます。

例えば、「お世話になっております。鈴木です」という決まり文句。これをパソコンの辞書機能に保存します。その時、「おせすず」と打てば予測変換で表示されるように設定しておけば、メールを打つ時間を短縮することができます。

他にも、「よろしくお願い致します」や連絡先などは辞書機能に保存して、上手に予測変換を使えば、今までよりもメールは書きやすくなります。

分かりやすいメールで仕事を上手く進める

ビジネスのコミュニケーションでメールは頻繁に使われるツールです。なるべく、分かりやすく読みやすいようにすれば、余計なトラブルなどを避けることができます。また、メール作成を効率化することができれば、仕事を早くすることができます。

「件名を工夫する」「改行と一文を短くする」「箇条書きを使う」「決まり文句は辞書機能に保存して、予測変換で効率化」の4つの「仕事で使えるメール術」をつかって、あなたのメールを「読みやすく」「効率的に」書いてみましょう。

スポンサードリンク
スポンサードリンク
このエントリーをはてなブックマークに追加