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「ビジネス公開講座」~あらためて報連相を極めてみる~

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2013.10.31

報連相はコミュニケーション

報連相。「もういまさら聞き飽きたよ」という声も聞こえてきそうなこの言葉ですが、この中にはコミュニケーションに必要な様々な要素が含まれています。

報告も連絡も相談も、ほとんどがあなたと上司の間、というか、社内での上下の間で取り交わされているものでしょうが、実は友人や家族との間でも、そして、日常生活の中でも気付かないうちに実行されているのが、この報連相なのです。

雑談も立派な報連相

「今日は朝から嫌な予感がしてたけど、やっぱり取引先の課長に怒られちゃったよ。これから部長に報告にいかなくちゃ、なんかいい言い訳ないかなあ?」などと、怒られた照れを隠す意味でも冗談めかして同僚と取り交わす会話もこれ、立派な「報告」であり、「相談」になっています。

また、短いセンテンスですが、必要なことはすべて、ニュアンスも含めて相手に正確に伝わっています。こんな会話は日常生活ではどこでも見られるものですから、別の見方をすれば、報連相のスキルは誰にでも備わっているものと考えることができます。

なのに、なぜか難しい報連相

リラックスした間柄では、仰々しく「報連相」として構えることをしなくても、そつなくこなせる報連相。がしかし、なぜこれが「仕事」となると、仰々しく構えたものになってしまうのでしょうか?

上司と部下という間柄で行う報告、連絡、相談ですから、そこには緊張感が付きまとい、言葉遣いも敬語交じり。どうにか怒られないように余計な気遣いも入ってきますから、日常生活の報連相とは同列には語れない。といったご意見も出てくるでしょう。

が、しかし、「会社」「上下」といったキーワードが入ってくると、とたんに「報連相」がうまくいかなくなる理由には、じつは別の要因が潜んでいたのです。

甘え。相手の理解の「深度」を見失う

上司に対する報連相で、一番見失いがちなのが、この相手の理解の深度を見極めながら話をするということです。緊張感や怒られたくないといった心理が働いてしまうのも理由の一つですが、それ以上に働いてしまうのが、「相手は上司だから、ロジカルに報告しさえすれば、内容は伝わるはずだ」といった誤った期待を抱く心理です。甘えと言っても良いかもしれません。

「相手は自分よりも「上」であるから、何でも理解して当然」「私が理論的に説明しているのだから、わかって当然」といった、別の意味の奢りはあなたの中にはないでしょうか?

上司は何でも理解できる、は誤り

上司といえども、あなたと同じ人間です。そして、あなたより立場が「上」であるということは、少なくとも上司本人と、その部下であるあなた一人分の仕事(多くの場合、もっと多くの部下をお持ちでしょう)を余計にこなしているわけです。

管理職ですから、それらも含めて完璧に部下の行動は把握していて当然ではありますが、100%の当事者でない業務について、100%の「業務把握」を行うというものは、土台無理な話なのです。

上司の理解度を測りながら報連相する

ここは一つ、部下であるあなたの方が一枚上の配慮を行い、同僚や家族と話をするときのように、相手の理解の深度を測りながら報連相を実施してみてはいかがでしょうか。

家族や友人と交わした会話の中で、相手が何となくあなたの話を理解していない雰囲気を感じ取ったならば、あなたは自然な振る舞いとして、より詳しい説明をして相手の理解を深める努力をすることでしょう。

会社の中でも同じことです。上司が何となく生返事であったならば、「課長、私の説明が足りていないかもしれませんので、不明な箇所がありましたらおっしゃってください」位の配慮をして、巧みな報連相を使いこなせる社員を目指してみてください。

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