仕事の効率を劇的にアップさせる為に使える8つのテクニック

基本中の基本ですが、整理することは仕事を効率的にこなす上で非常に重要になってきます。もし、机の上が散らかっていて必要な書類がどこにあるのか分からない状態だと、その書類を探す時間が必要になってきます。

例え、すぐに見つかったとしても人間は2〜3秒だけでも気が散ってしまうと、また同じ作業に戻るのにかなりの集中力を必要とします。また、机の上が散らかっていると気がそれるものが多くある可能性が上がるので、集中して仕事に取り組むことが出来なくなります。まずは、机の上を使いやすくスッキリと整理することから始めましょう。

手帳やパソコン、スマートフォン、タブレット、資料の隅など色々な所にメモが散らかっていると、どうしても情報に抜け目が出来てしまいます。メモは1カ所に集めるような工夫をしましょう。

一冊のノートを使っても良いですし、メモ帳を複数持っていたとしても1つのファイルに集めるように工夫したり、すべてデジタルで管理してしまっても良いでしょう。デジタルならクラウドのEvernoteなどに保存しておけば無くす心配もありません。メモを1カ所に集めておくだけで、メモを探す時間が無くなり仕事のスピードは上がるはずです。

デスクワークや単純なルーティン作業はダラダラやるには最適な仕事と言えます。そういった、単純作業を集中して素早く終わらせるには、制限時間を設けるのがいいでしょう。それも1時間といった長期的なものではなく、10分〜30分ほどの短めのスパンで制限時間を設けた方が集中して単純な作業でも取り組むことが出来ます。

電車内や移動中などのスキマ時間も有効に使いましょう。打ち合わせ前やミーティングに向かう途中の電車内やタクシーの中という場合は、資料を確認したりするといいでしょう。

重要な資料の場合は、スマートフォンやタブレットに取り込んでおいて、周りからは見えづらくなるフィルムを画面に貼るなどして対策をすればいいでしょう。外回りの時にも、ちょっとした時間が空いたら喫茶店などに入り、メールの返信や企画書を作成するようにしましょう。スキマ時間を上手く使って、仕事を素早く終わらせましょう。

長時間の無駄な会議は、仕事をする上では大敵です。いちいち説明をダラダラと続けるよりも、発言は結論から言うことでスピーディーに終わらせましょう。不思議な事に結論を先に行ってしまえば、補足説明などは非常にシンプルに分かりやすく説明できます。発言はなるべく結論から言うことで、印象にも残りやすくなるのでプレゼンなどでも使うといいでしょう。

メールのチェックを小まめにやっていたら、気が散ってしまい集中して仕事に取り組むことが出来ません。もし、メーラーアプリを使っているのなら通知を切ってしまいましょう。スマートフォンと連携しているのなら、解除しておくのもいいかもしれません。メールのチェックは小まめにするのではなく、空いた時間に一度にやってしまったほうがいいでしょう。

パソコンを高性能なモデルにしておくだけで、仕事は効率的になります。最新のOSにアップデートするのはもちろん、パソコン自体のスペックも上げておけば立ち上がりやソフトの起動なども速くなります。社用パソコンのモデルが古い場合は、高性能な物への買い換えを交渉してみるといいでしょう。

ペンやノート、手帳などは自分にとって使いやすい物を選ぶようにしましょう。自分にとって使いやすいというだけで、やる気が上がります。高級品を使うと言うよりは、自分に最適な物を買うようにしましょう。

1日は24時間と限られています。その中で仕事が占める時間が多く、自分の時間を増やしたいという人は、仕事の効率化を考えてみるのはいかがでしょうか。今回紹介した8つの事の中で1つでも今日から始めてみることをオススメします。