昔から整理上手は仕事が速いと言うが、本当に仕事が速くなるコツ

組織の中では、社長でない限り自由に決断できる訳ではない。判断を求められるケースには上司の判断が必要な場合が多々ある。自分で勝手に判断して上司から叱責されることもありうる。

上司の判断を求めるまでもなく、自己裁量で決定する場合も、会社の方針や所属部署の方針に照らし合わせれば、自ずと決まる。照らし合わせても判断できない時は上司の判断を聞かざるを得ない。必要なことは上司の判断が必要な場合と自己裁量で決められる場合の線引きを明確に持つことだ。そして自己裁量の場合を増やしていくことだ。

仕事が遅い人に一貫して言えることは、仕事の流れが見えていないことだ。例えば、新規の取引先を開拓しに行って、見込客から良い反応が得られた。仕事が速い人は、その時に何をアプローチすべきかが予測できている。

仕事の遅い人は、一度帰社し上司に相談してから出直すので、なかなか進展していかない。次に接待がらみの行動をとるか、他社の提案内容よりもベストなアイデアを出すか、を予測し決めなければならない。

予測するためには仕事の流れを自分なりにイメージづくりしておくことだ。イメージを持っていれば、予測しやすい。イメージは１つでは心もとない。不測事態に備え、引き出しはいくつも用意しておく必要がある。

企画書作成や報告書作成が遅い人がいる。見ているとデスクに向かって考え込んでいるのだが、なかなか進んでいない。アイデアや報告すべき内容で頭の中に浮かんでいる内容を書き出すなりしても、そこから先に進まない。ダラダラ仕事の始まりだ。

ベストなものを作ろうとする気持ちが仕事のスピードを鈍らせている。現代はスピード時代だ。学校でも下手な絵でも期日までに提出する方が上手な絵よりも評価される時代だ。四時までに終えるなどの終了時刻を決めて、当面の案や報告書として作成する。ベストアイデアは修正案として考える方が良い。

ダラダラ仕事をする人の共通点は、すべての仕事を抱え込んでしまっていることにある。うまく周囲の人に仕事を振れない。

例えば、企画書づくりで、データや資料をまとめなければならない。そのデータや資料を他の人も使うなら、まとめ作業を頼む。または事務の方に依頼をする。当然余計な仕事を頼まれた事務の方は不機嫌になるだろうが、日頃のコミュニケーションをきちんと取っていれば、頼みやすくなる。

他人に頼む時は分散する方が良い。一人の事務員に頼むと仕事量が極端に増えてしまうので断られることが多々ある。例えば、３つのデータや資料をまとめるには、２～３人の事務員に分散して頼むようにする。

人間ひとりの能力は、大きくは変わらない。変わらない中で仕事の『速い人』と『遅い人』が出てしまうのは、やり方や意識が違うからだ。仕事が速い人は、上司も含め周囲を上手に使い、先々のことを予測しながら仕事をし、ベスト案を熟考するのでなく当面案を作成している。これが速くなるコツだ。