会議を役立つものにする具体的な方法。無駄な会議とサヨナラしよう

参加者が多くて、本当に議題に必要な人だけが集まっているのだろうか？と疑問を持たざるを得ない会議があります。そんな中で、人数が多いがために、発言者が少ないという会議があります。そもそも話し合いの場として、日常業務の手を止めて参加をしているにも関わらず、何も話さずに日常業務に戻っていく参加者も多いです。

更に、上司の話が延々と続き、会議も延々と続いて、結局結論が出ずに終わってしまったとか、上司が精神論で締めて終わってしまったとか、とてもよくある会議の傾向だと思います。また、場合によっては、取り敢えず集まろうという様な感じで、目的すらよく分からない場合もあります。目的が分からないから結論も無く、なぜ集まったのかすら分からない会議も非常に多いのです。

こうして、生産性が全く無いまま会議は延々と行われ、そして数も多いのです。会議の主催者は、会議をしている間に日常業務を止めて、生産活動を止めているという意識が無い人が多いのです。

では、会議を無駄にならない様にするにはどういうポイントに気をつけておかなければならないのでしょうか？先ず最も最初に考えなくてはならない事は、会議の目的です。何の目的のために会議を開いて、何を決めたいのかを明確にしましょう。

そもそも、決定するべき事があるから会議をするのか、それとも情報を共有するための会議なのかという事も考えなければなりません。情報共有だけならメールなどでいいのでは無いかとか、会議を開く意味を考えましょう。

日常業務を止めてまで参加をするのが会議ですから、その間に止める生産活動への影響を考え、会議は最少人数でやる必要があります。参加者が多くても発言せず、ただいるだけの人を増やすだけになりますから、会議の目的に合致する人だけを集める様にしましょう。

また、その際には役職などにとらわれる事無く、その人の意見を聞く事が最も建設的であるという人を呼びましょう。

会議でありがちなのが、肩書きが高い人の発言に反対意見が出ず、わざわざ会議をしなくても、最初から上司の考えで進めれば良かったのではないかという事です。

会議に呼んだからには、ちゃんと参加者全員の意見を知る必要があります。参加者が発言をしやすい雰囲気を作る様に心がけるとか、参加者にワザワザ意見を尋ねるとか、反対意見を言い難い場合には、良い面と悪い面の両方を言ってもらうとか、一工夫が必要です。

会議の結果は参加者に改めてシェアをしましょう。参加者の理解度の違いによって、誤解が無い様にするためです。それによって、「ここはこういう風に結論付けたと思うのですが」という様な修正意見が出る可能性もあります。

また、参加者以外にもシェアをしましょう。関係者にシェアをする事で、会議の決定事項に対して新たなアイデアや問題点をフィードバック出来る場合があります。シェアをする報告書は、関係者に分かりやすい様に書き方を工夫してシェアをする様に心がけなければなりません。

この様に、会議は先ず無駄が多いという意識をしっかり持って、先ずは会議はゼロで良いというゼロベースの視点から会議のありかたを考えましょう。そして、どうしても決めなければならない事や、日常業務を止めてまで決める価値がある事に対して会議を有効に使うべきです。会議を開催したら、上記の様な事に気をつけて、建設的な会議にしてください。