仕事の妨げにならないよう、メールの管理で実践すべき三カ条とは？

クラウド型のメールソフトって？

僕は少し前まで普通に「アウトルック」というインストールタイプのメールソフトを使っていたのです。便利なソフトであることに間違いはないので、現在も使い続けておられる方が多いと思うのですが、メールソフトに限らず、インストール型のソフトに共通する欠点があります。それは、パソコンのハードディスク容量を消費すること。

最新型のパソコンを使っているというならともかく、少し型遅れのノートパソコンなどはハードディスクの容量がそれほど大きくないので、すぐに容量が一杯になってしまいます。そこで私は、クラウド型のＧメールに切り替えました。これなら、どれだけたくさんのメールが来てもパソコンのハードディスク容量を消費するわけではないから、パソコンの起動や動作全般が遅くなりません。仕事も快適にはかどります。

無料で利用できるクラウド型のメールソフト。便利なのでぜひお試しください。

メールチェックの時間を決める

毎日のメールチェックに忙殺されて仕事がはかどらない、という人は驚くほど多いのです。僕もかつてはメールに踊らされていた人間なので、あまり偉そうなことを言うのもおかしいのですが、メールと賢く向き合うためのコツをアドバイスしておきましょう。

巷では、ものを捨てる技術ばかりがもてはやされている気がします。そういう趣旨で書かれた整理本の類は非常に数が多いですよね。確かに、捨てることは非常に重要だと僕も思います。ですが、ビジネスパーソンにとっては、本当は捨てたいけれどもなかなか捨てるわけにはいかないものも意外と多いのです。

メールをチェックする時間など、本当はゼロにできればベストですが、そういうわけにもいかないのです。ただし、メールをチェックしている時間ばかりを確保しても仕方がないので、まずはメールチェックの時間を自分なりに限定する工夫から始めてみましょう。ビジネスパーソンのパソコンには、毎日驚くほどたくさんのメールが舞い込んできます。相手にメッセージを送るということが簡単になりすぎたせいで、それこそアナログの郵便では考えられないくらいの数です。

しかし、たくさんのメールが届けられるようになった半面、仕事とは直接関係のない、あまり重要ではないメールもたくさん舞い込むようになりました。それらのチェックに追われて貴重な時間を浪費しているようでは話にならないのです。

だから、メールをチェックする時間は回数や時間などを限定すべき。具体的に、ご飯を食べたばかりで頭が余り働かない時間帯や、本格的に始業する前の時間帯はメールチェックに最適です。

ただ、メールチェックにかける時間を限定すると言っても、限定した時間以外は全くメールボックスを見ないというわけではありません。デスクトップやウェブブラウザの設定を変更して、メールが届けばパソコンの利用者に伝わるようにしておくのです。そして、メールが届いたらとりあえず送信主とタイトルだけをざっと見る（ポップアップ形式でデスクトップに表示してくれるソフトも多いです）それで、本当に重要な要件だと判断すれば、忘れないうちにその場で捌くのです。それ以外の急ぎでない用件については、本文の内容まで目を通さずにおいて、メールをチェックすると決めた時間帯にまとめて読み通すのです。この方法を実践するだけで、ずいぶんとメールチェックに忙殺される時間が減りますよ。

メール検索が容易になる工夫とは？

もうひとつ、メールチェックの効率を上げる裏技です。といっても、これは自分が相手に施すべき工夫といった方が良いかもしれません。メールソフトにはたいてい、検索機能が付いています。例えば、検索ボックスによく連絡を取る相手のメールアドレスを入力すれば、その人から送られてきたメールが時系列順やあるいは容量の大小別に一括して表示されるのです。これは非常に便利です。メールの送り主にちょっと気遣いがあれば、メールの件名の中でぼんやり覚えているキーワードを入力するだけで、実際にその人から送られてきたメールがぱっと表示されるという仕組みです。Ｇメールなどを利用していると、仕事には直接の関係がないダイレクトメールの類も増えてしまいがちで、ほんの数日前のメールですら探すのに一苦労ということも少なくないのですが、検索機能を上手に使えば、目当てのメールを発掘する手間が軽減できます。

だからこそ、大事なメールを送る際には、相手がうっすらと覚えている情報からメールを発見して読んでもらえるよう件名を工夫すべきなのです。おはようとかこんにちはとか、そういう件名ではダメですよ。場合によっては、いたずらメールと判断されて勝手に迷惑メールフォルダに振り分けられることさえあります。

だから、メールの件名は相手に伝わりやすいように、簡潔な言葉を選んで名付けましょう。