会議時間を1秒でも無駄にしないために気を付けるべき5つの事

「さっさと会議終わらないかな」「すぐに会議を切り上げて、残っている仕事を片付けたい」そんな風に思った事はないでしょうか？何かを決めるはずの会議なのに、何も解決できず次の会議に持ち越しということもあるでしょう。はっきり言って、そんな会議はムダです。

そこで、会議で1秒もムダにしないために気を付けたい5つのことを紹介します。この5つのことを頭に入れて会議に臨みましょう！特にプロジェクトのリーダーや会議の議事長になった場合は気をつけましょう！

当たり前ですが、会議に遅れるというのは御法度です。仮に前の仕事が押していた場合などは、会議のメンバーに連絡を入れるなどしておきましょう。会議にメンバーが1人かけたぐらいならある程度は問題ないかもしれませんが、チームとして意識がかけてしまう可能性があります。

もし、会議に遅れてきたメンバーがいた場合は厳重注意しておきます。会議に遅れたり、忘れたりしやすいメンバーがいる場合はリマインダーとして、会議前にメールを送っておいたり、朝礼などで再確認して会議に遅れないように対策をしておきましょう。

必ず議題は全員で共有できる状態にしておきます。会議が始まってから、何の会議なのかを言うのは遅すぎます。議題を全員で共有できていない場合、会議の前半を議題の説明で潰してしまいます。あらかじめ議題を伝えておくだけで、いきなり本題に入ることができます。

会議の日程を伝える際に議題を一緒に共有するようにしましょう。また、一度の会議では終わらなかった場合は次回の議題などを会議の最後に伝えるようにしておけば、時間をムダにしない会議を作り上げることができます。

どんな会議でも、1時間以内に終わらせるようにします。長時間の会議は集中力がそがれてしまい、ダラダラと会議を続けてしまう可能性があります。なるべく1時間以内に会議を終わらせるようにしましょう。

ただ、1時間以内に終わる会議というのは少ないと思うので、そういった場合は1時間に1回休憩をとって、頭を切り換えるようにします。高い集中力で会議をすることができれば時間をムダにすることも激減します。

会議では、必ず結論を用意するようにします。「じゃあ、議題の結論は次回……」というのが一番やってはいけないパターンの会議です。一度の会議で、結論を出すように集中してキッチリと会議をするようにしましょう。「必ず結論を出す」とメンバー全員が意識しておけば、時間をムダにするような会議にはなりません。

メンバーの中で誰か1人は会議の議事録を作るようにしましょう。もしも、他の仕事で会議に出席できないメンバーがいた場合は議事録が非常に役に立ちます。また、全員が会議に出席していたという場合でも、議事録があるだけでも会議の内容を共有する事が出来ます。

もしくは、全員が会議に出席していた場合でも、議事録を読み返すことで会議の内容をきちんと把握することが可能です。議事録が取れない場合は、録音しておくと良いでしょう。会議の内容を議事録として記録しておけば、いつでも振り返る事ができるので、次の会議や仕事を進めるうえでも役に立つはずです。

チームで仕事をしている場合は、必ず会議をする場合があります。その会議で時間を使ってしまって、肝心の仕事の方がおろそかになってしまったり、時間が掛かってしまっていては意味がありません。

会議はなるべく1秒もムダにしないように、高い集中力と中身のあるものにする必要があります。今回紹介した5つの事を実践して、時間をムダにしない会議をして、仕事の質を上げてみてはいかがでしょうか。