スケールテクニックで仕事を管理。時間見積もりの癖付けをしましょう

例えば今日中にやらなければならない仕事。

・顧客への納期調整
・見積もり回答
・納品を３件
・プレゼン資料の作成

というものだったとします。そして、納品は16時まで、見積もり回答が15時までとすると、どのような段取りを取るのが最も良いのでしょうか？これをするためには、先ず、それぞれの仕事が大体どれ位の時間がかかるのかを予測する必要があります。

「納期調整は１時間くらいで全関係者からの回答を貰えそうだな」とか
「見積もりは量が多いから２時間くらいかかる」とか
「納品は３件の内１件は遠方だから４時間かかるなあ」とか
「プレゼン資料は１時間で出来る」

という風に。こんな風に全体像が出たら、どういう優先順位で仕事をするべきかが見えてきます。この会社が９時から18時という勤務時間だったとすると、全て勤務時間の中では出来そうだという目算が立ちますので、その後にもしも１時間くらいの仕事が入ったら、１時間の残業だという目安にもなります。

見積もりと納品にはそれぞれ夕方の期限がありますので、先ずはこれから片付ける事が必要だという優先順位が立つわけです。午前中に見積もりを作って11時くらいに見積もり提出。昼休みまでの１時間で納期調整が完了する。

昼休み後に直ぐ会社を出れば、納品の16時までに間に合うので４時間は外出。帰ってきてから定時までの１時間でプレゼン資料を作って一日の仕事は完了。こんな風に一日の計画を事前に立てる事が出来ると、後はその計画通りに実際に行動をするだけなのです。

そして、このスケールテクニックのコツは、それぞれの時間にちょっとゆとりを持っておく事です。もしも今回の例で、納品は４時間という目算を外して、実際は５時間かかると、１時間の遅延になってしまいます。しかし、３時間で出来る事をざっくり４時間と見ておくと、１時間の時間が浮きますから、プレゼン資料が完成するのが１時間前倒しになります。

勿論プレゼン資料も50分で出来たとして、10分前倒しです。そういう風に、それぞれ多めに見積もっておく事が仕事のモチベーションにも繋がります。そして、浮いた時間は有効活用出来るように、浮いた時間用の仕事も用意しておいて下さい。

そういう時間に出来たアイデアや取り組み、仕組みはとても有意義なものである可能性が高いのです。スケールテクニックの副産物として捉えて下さい。