できるビジネスパーソンは、なぜ仕事の計画をノートにまとめるのか？

仕事の計画をノートにまとめる意義

仕事を進める計画というのは大なり小なり誰もが持っていると思います。ただ、そういうものは頭の中でぼんやりと思い浮かべているだけ、という人が多いのではないでしょうか？　もちろん、それが必ずしも悪いというのではありません。何も考えずにいるよりよほどマシでしょう。

ただ、自分が描いている仕事上の目標、将来的なビジョンをよりいっそう明確にしたければ、やはり仕事の計画を「イメージ」だけで終わらせるのではなく、きちんと「具体化」すべきです。

そのために欠かせないツールが、仕事の計画をまとめるノートです。呼び方は何でも構いません。単純に「計画ノート」とか「仕事のシナリオノート」とか。自分だけに意味が分かればそれでいい。僕の同僚には、仕事の台本と呼んでいる人もいます。

仕事の計画を頭の中でぼんやりと思い浮かべるだけではなく、言葉や図で具体化するメリットは次の通りです。

第一に、曖昧なイメージを具体化することで、妄想の段階では気付けなかった問題点を発見できるというもの。

第二に、計画を文書化することで、他の人との間で計画を共有することが簡単になるということ。

最後に、計画を実行に移して何かしらの問題に気がついた時、反省点をノートに書き込むことで、フィードバックが簡単に行えること。

第一のポイントが意外に見落とされがちなようです。頭の中で計画をイメージしているうちは、それがまるで世界最高の思いつきであるかのように錯覚することもしばしばで、そういうことをネタにしてエッセイを書いている作家もいます。

アイデアや計画を思いついた瞬間は素直に嬉しくても、それを実行に移そうとすればなかなかうまくいかない。あるいは、頭の中でイメージしていたほど素晴らしい計画ではないことに気づく。だんだんとイメージと情熱がしぼんでいくような不思議な感覚。また、アイデアを実行に移すまでの間に、周囲の状況が変わったり、あるいは自分の価値観が変わってしまったりもします。

あいまいな計画ほど、積極的に「シナリオノート」を活用してまとめなおしてください。計画のアラというものは必ず見つかります。第二のポイントでも挙げましたが、ノートに計画をまとめておくことで、他人のアドバイスを受けることも容易になります。

計画は何度でも修正すべき

一発でうまくいく計画なんて、めったに編み出せません。普通は、ぼんやりとしたアイデアに少しずつ修正を重ねて、計画をじっくり組み立てていくものです。後から何度でも計画の修正が必要であると考えれば、やはり「手書きのノート」に情報をまとめておくというのは意義があるでしょう。紙の媒体なら書き込みや修正の作業がしやすく、後から読み直した際に情報の変化が目に見えて良く分かるからです。

ノートに計画を書き出してみた時、やっぱりこの計画はダメだと思ってもすぐにボツにするべきではありません。七割以上がダメな計画であっても、残りの三割については有効な場合があるからです。問題のある七割の部分を頑張って訂正すれば、やがては素晴らしいアイデアが生まれるのです。

最高のシチュエーションと最悪のシチュエーションを同時に意識

イメージトレーニングというものを重要視する人がトップアスリートの中には特に多いそうです。主に、自分が何かしらの競技で良い成績を記録した姿をイメージすることですね。もちろん、イメージトレーニングが有効なのはアスリートだけではありません。ビジネスパーソンにとっても、イメージトレーニングはためになります。

ビジネスパーソンにとってのイメージトレーニングとは、仕事の計画を立てる際に、その計画がうまくいった際の状況を思い浮かべることを指します。イメージトレーニングを積めば俄然やる気が出るので、仕事もはかどるでしょう。また、どのような道筋をたどって成功するのかという部分をより細かくイメージするうち、ひょっとするとこのままではうまくいかないかもしれないという、計画の問題点に突き当たることがしばしばあります。

ビジネスパーソンにとって重要なのは、仕事の計画が首尾よく運んだ際のイメージだけではなく、仮に計画がうまくいかなかった際にはどうすべきかという想定まできちんと意識しておくことです。すでに述べた通り、アイデアがすぐに成功を導くわけではないのです。基本的に、あまたの失敗を想定し、そのリスクを一つずつつぶしながら計画を何度も修正すると、やがては少しずつ「成功」の二文字が見えてきます。