未消化の仕事を整理するために、デスクトップを活用する方法とは？

パソコンのデスクトップは、もう一つの机

多くのビジネスパーソンにとって、もはやパソコンを一切使わない仕事のスタイルというものは考えられなくなりました。もしすべての作業をいまだ手作業で行っている人が存在するなら、人間国宝に認定してもよいのではないでしょうか。

冗談はさておき、デスクトップは「もう一つの机」というべきものです。もともと、ウィンドウズの製作者も、そう言うふうにパソコンが使われることを意図してプログラムを設定したのですから、パソコンを事務机の代わりにすることは理にかなっています。

仕事の進捗状況が一目で分かるように

以前、仕事のしやすい机を用意するという趣旨で記事を書きましたが、その際も指摘したとおり、片づけられた机というのは、すなわち仕事のしやすい机を指します。デスクトップも、仕事上の利便性を意識してカスタマイズすべきです。

私も少し前まではそうだったのであまり偉そうなことを言うべきではないのですが、デスクトップ上にアイコンが増えすぎている状態は、仕事を進めるうえで理想的とは言えません。せっかくセットアップしたお気に入りの壁紙が見えないような状態とはおさらばして、デスクトップ上に表示させるアイコンの数は、常に縦に二列以内と決めましょう。一列でも十分なくらいですが、それは業種によって難しいと感じる人がいるかもしれません。

極論すれば、使用頻度の低いアプリのショートカットはいらないのです。ワードやエクセル、パワーポイントなどのショートカットは必要でしょうが、例えばＤＶＤプレーヤーのショートカット、あるいは、プリンタ、スキャナのショートカットなど、私の経験則から言えばやはり不要です。ＤＶＤはどうしても残しておきたいという人がいるかもしれませんが、例えばプリンタは、ワープロソフトを起動すればそれと連動して操作できるのが普通なので、単独で動かすショートカットは無駄です。デスクトップ上に残しているという人は削除してください。それでもし致命的な不便が生じれば、また元の場所に戻せばいいのです。重要なのは、自分にとって最適と思える方法を色々と試してみること。

ショートカットの数が減れば、今の自分が頻繁にアクセスしているプログラムの種類が分かるようになり、ファイルを探す手間が減り、仕事の効率が上がるのです。

使用頻度の低いファイルはどう扱う？

パソコンに搭載されているハードディスクドライブが大容量化したことや、オンラインストレージが広く認知されてきたことによって、仕事に必要な資料を一括して保存しておくことが簡単になりました。紙媒体で保存する場合に比べればデジタルデータは「かさ」を必要としませんし、大量のデータの中から目的のものを検索して探し出すことも容易です。しかしだからといって、何でもかんでも一か所にまとめておけば、目的のファイルを探し出す手間は増えるでしょう。

だから、デスクトップ上では、通常の事務机と同じように、使用頻度の高い資料とそうでない資料をフォルダ別に分けるのです。もう終わった仕事や、年間でめったに使わない資料のファイルなどは、使用頻度の低い資料をまとめるフォルダに突っ込んでおけば良いのです。削除するわけではありませんから、いざ必要になったときにはいつでも情報を取り出せます。改めて、パソコンって便利ですよね。資料を捨てるかどうか悩む時間さえ軽減できるのですから。

デスクトップを整理する最適なタイミングって？

片づけって、けっこう時間を取られる作業なのです。毎日の仕事が忙しい中で片づけの時間が取れず、その結果ますます資料の保存状況が混乱して仕事の効率が落ちるという悪循環。これを経験している人も多いはずです。片づけが嫌いという人もそうでない人も、片づけが必要であることは変わりません。覚悟を決めてすべき時があるのです。オススメなのは月一のペースですが、そんな頻繁には片づけをしていられないという場合なら、数カ月に一度でも良いです。

片づけをするのに最良のタイミングは、他の仕事に疲れて何もやる気がしない時です。片づけには心のリフレッシュ効果があるので、いらないものが少しでも減れば、気分がすっきりとします。頭が切り替わって、何かいいアイディアでも浮かんでくるかもしれません。