データは全て残しておく！アーカイブという考え方(2)

データを削除せずにアーカイブしておくと一体どんなメリットがあるのでしょうか。一つは、やはりデータの誤削除でしょう。

不要になったデータならまだしも、現在進行中のプロジェクトファイルやクライアントから頂いた企画書など、大切なデータを誤って捨ててしまうというミスが一気に減ります。PC上からデータを「捨てる」という行動が一切なくなるのです。

それから、大切なデータベースとなってくれる事です。不要！不要！といっても、あなたが関わった大切な、いわば”記録”なわけですから、咄嗟の時や、本当に重要な場面で、あなたの経験が記録となって自分自身を助けてくれるという事はよくある事です。

もちろん、整理整頓に手間取らなくて済む、スッキリと片付いた作業環境で仕事が出来るといったメリットも挙げられます。

また、最近では会社用の記録保管庫として、クラウドストレージサービスを使ったシステムを用意して、一括で管理している企業も沢山存在するようですね。あれも、ひとつのアーカイブボックスと言えるでしょう。

専用のアドレスやアプリを使って、常にデータをアップロードし、社員はいつでもどこでもそのデータを使って仕事が出来るというわけです。嬉しいような、悲しいような……。

いかがでしたでしょうか。普段扱っているデータを削除せずに「アーカイブ」するというのは、誰に教わるわけではありませんが、実行している人は実行しています。そして、そのメリットは計り知れません。

不要になったデータの扱いに困っているという方は、是非一度実践してみて下さい。