キミのメールは大丈夫？ビジネスメールは最後に必ず確認を！

2012.01.02

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もしかしたら電話よりメールの方が多いんじゃないか？というぐらい、今はビジネスでメールをする時代だ。
メールのメリットは、相手の都合がいい時に読んでもらえること、日時・価格等の重要事項が「文字」でダイレクトに残るということ、一度にたくさんの相手に送ることができるということ、など多くある。

ただそれだけに気をつけなければいけないことも多い。ビジネスで相手の信用をなくしてしまうと、個人では対応できないほどの損害を会社に与えることだってあるのだ。今回は自分のメール方法を振り返って、ビジネスメールのポイントについて再確認してもらいたい。

どのメールにも共通する自分の署名を

手紙やハガキでは自分の名前や住所を書くように、特にビジネスメールでは署名機能を使って、自分の名前・所属する会社名・部署名・会社の住所・電話番号・FAX番号・URL・メールアドレス等を登録しておくことは言うまでもない。
ここに間違いがあってはいけないので、もう一度確認しておこう。また最近は記号を組み合わせることによって、より個性的な署名を作っている人もいる。機種依存文字ではなく、一般的な記号などを使ってセンスある署名を作ってみよう。

わかりやすいタイトルを

受信者はメールの内容を見る前に、まずタイトルで確認する。相手の状況によっては、一日に何十通もメールのやり取りをしていることも考えられるため、タイトルはわかりやすく、重要度が高い場合は【】や■をつけて、相手が見つけやすくしておくと親切だ。
そして本文の冒頭には相手の所属する会社名と名前を必ず入れておく。そんなことは避けたいが、万が一間違った相手にメールを送ってしまった時には、最初に相手に気づいてもらうこともできるからだ。また本文は適度に改行を入れ、読みやすくしておこう。

送信する前に必ず確認

本文を作成し終えたら、最後に送信をクリックする前にもう一度確認しよう。手書きではなくパソコンだからこそありがちな誤変換や脱字、また日付や商品価格のミスも大きなトラブルの元となるので要注意だ。
そして送信先は間違っていないか、BCCとCCの使い方は大丈夫か、競合相手同士を同時に送信していないか、添付ファイルの容量が大きすぎないかなど画面の上から下までチェックしておこう。

受信した場合は

メールを送信すること然り、受信することもある。取引先からメールを受信した場合は、その日か遅くとも翌日には受信した旨を返信しておこう。
忙しくて内容をよくチェックできない場合は、○○日までにお返事致します、くらいの言葉を入れて返信しておくと相手も安心だ。
電話や会話では流れていく言葉も、メールでは文字としてしっかりと残る。その分、取り扱いには十分に気をつけて、相手の信用を獲得していこう。

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