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飲み会の段取りに悩む幹事に知って欲しいたった一つのこと

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2012.10.16

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飲み会の幹事というのは何かと苦労がつきまとうものです。少人数でまったり開催するならいざ知らず、十数人以上の規模になってくるとその負担はなかなかのもの。幹事は主に以下の役割を担います。

・人集め
・日程調整
・場所選び
・参加者の管理

段取りを立てるためには、こういった複数の要素をバランスよく考慮する必要があります。うまく運ぶコツはないのでしょうか?

段取りで失敗しないためのコツは、「自分一人ですべてを背負おうとしないこと」です。飲み会はみんなで成功させるもの。幹事の役割はあくまでも「全体の管理」をすることで、細かいところから何までお世話をする必要はどこにもないのです。

自分一人ですべてを引き受けるのもいいかもしれませんが、効率よく段取りをするためには親しい参加者からある程度協力してもらう必要があります。

段取りのコツは「協力してもらうこと」

では一体何を協力してもらえばいいのでしょうか?

それは「人集め」です。幹事が心配しがちなのは、飲み会に人が集まるかどうか。ある意味、幹事の手腕が試されるところでもあるかもしれませんが、ここは一番協力してもらったほうがいいポイントです。理由は以下の通りです。

  • 2~3人に協力してもらうだけで開催情報をうんと拡散させることができる
  • ある程度の出欠管理をしてもらえる(メールの手間を多少省ける)
  • 責任がある程度緩和された気になれる

これだけでもグッと楽になります。あとは協力員たちから得た情報を頼りに「日程調整」「場所選び」をすればいいだけです。もちろん自分で動くことも忘れずに。

どうやって協力をしてもらうか

これは本人たちの親密度合いにもよるので一概に判断できるものではありませんが、お願いするときは傲慢さが言動に滲みでないように気をつけましょう。

「協力してもらって当然」なんて思っていると、無意識のうちにそれが態度にあらわれてしまうかもしれません。あくまでも協力してもらうことを忘れずに。筆者の経験上、あまり気負わずさりげなく頼むのがベターです。

「今、人集めで困ってるんだ。悪いんだけど、A君あたりのグループを誘っておいてもらえないかなあ。出欠の確認もとってくれたらすごく助かります(^^)」こんな感じでいいと思います。

注:もちろん目上の方に協力してもらうのはやめましょう。

とにかくこの記事ではっきり言えるのは「一人で全部抱えないこと」です。この記事が幹事様のご負担を少しでも和らげられれば幸いです。

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