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メールだと冷たく映る?メールコミュニケーションの注意点

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2013.09.26

実際の表現とは異なり、メールだと相手の声色や表情が伺えない分、冷たく映ってしまう事が多いです。そんなメールでのやり取りの注意しなければならない事を紹介します。

メールのメリット

メールは手軽に送る事の出来る、現代人にとってはもはや無くてはならない存在です。最近はメールと同じ様なツールが増え、特にスマホではEメール、ショートメッセージが活用出来る他、アプリを入れてLINEという新しいソーシャルメディアを使う事が出来る様になります。しかもこのLINEは、様々なキャラクターの姿をスタンプとして送る事が人気の理由です。

更に、ツイッターのダイレクトメッセージやフェイスブックのダイレクトメッセ-ジ、Gmailなど、メールと同じ機能のものを一体一日にどれだけ使っているんだろうと思ってしまうくらいに、メールは普及しております。

今までは自分のパソコンや、自分の携帯でしか見られなかったメール。最近はクラウドという言葉が流行るとともに、どのパソコンやタブレット、スマホでも同一の自分のメールが見られる様になっています。

蛇足ですが、LINEのスタンプは心理学における単純接触の法則や、人の脳が顔を識別しやすいという特徴に合うもので、普通に文章のやり取りをしているよりも、スタンプを送り合って接触回数を増やしたり、親しみのスタンプで好印象を与える事が出来るでしょう。

メールのデメリット

しかしこのメール。実はメールの文章は全体的に冷たく感じてしまう傾向にあるのです。例えば「お前って本当に馬鹿だなぁー」とメールが届いたとします。さて、この文字だけで相手の感情が伝わってくるでしょうか?

楽しそうに笑いながら、茶目っ気があるという意味で馬鹿と言われたのか、それとも本気で怒っていて、心の底からバカと言われたのか、はたまた小ばかにされたのか。メールの文章だけでは相手の感情が見えにくいのです。

メールの上手な活用法

先ほど単純接触の法則と言いましたが、心理学では相手と会う回数が多ければ多いほど、相手に対しての好感度が上がるという法則があります。

ザイアンスの法則とも言います。この法則は、例えば3時間相手と会うよりも、1時間を3回に分けた方が効果的です。これは、実際に会う事だけでは無くて、メールにおいても効果があるんです。メールのやり取りが頻繁であれば接触回数が増え、相手の好感度は上がるでしょう。

同じ様に、長い文章を一回で書くよりも、短い文章を何回も送る方が接触回数は上がりますから、細切れの方がお勧めです。そういう意味でも、LINEの様な、文章を送った後にスタンプをまた送るというツールは非常に相手との接点の多いツールでしょう。

メールの文章に工夫する

さて、今度はメールの文章に関しての工夫なのですが、もしも相手が5行くらいのちょっと短めのメールを送ってきたら、あなたはどれ位の長さのメールを返しますか?

実は、相手のメールの文章の長さに極力合わせた方が、相手に好感を持ってもらえるのです。相手が1~2行の短い文章で打って来た場合、あなたは長く書きたいのをぐっとこらえて、同じく1~2行の短い文章で返しましょう。

逆に、相手が長い文章を送って来た場合は、あなたは短い文章にはせずに、ちゃんと同じくらいのボリュームの文章で返信する事を心がけて下さい。

メールの言葉遣い

メールの返信のコツの一つとして、言葉遣いがあります。これは好意を持ってもらいたい相手に対しては、なるべく相手が使う言葉を使用しましょう。

悪い例

相手「○○さん、今日は有難う御座いました。すっかり酔っぱらってしまいましたが、ゆっくり楽しくお話が出来てとても楽しかったです。また、是非ご一緒させて下さいね。では明日も良い一日を過ごしてくださいね!」

これに対して

あなた「今日は有難う御座いました。また機会があれば会いましょう。ではー。」

これですと、まずメールの長さがマッチングしません。相手の長さに合わせるのが好印象を得るメールのコツです。それから、相手が「○○さん」とあなたの名前を冒頭に入れているのも好感度が上がるコツです。あなたも同じ様に相手に対して名前を冒頭に入れましょう。

そして、相手があなたの翌日が良い日であると願ってくれているのも、オウム返しをしましょう。それを前提に送りますと、良い例は

あなた「○○さん、こちらこそ今日は有難う御座いました。僕も随分酔っぱらってしまいました。でもとても楽しかったです。こちらこそ、また、ご一緒出来る日を楽しみにしています。明日も素敵な一日をお過ごしください!」

という様な形で、内容や文体、長さや構成を合わせてみて下さい。たったこれだけの事で相手が受ける印象が上がるのですから、手軽で簡単な方法ですよね。

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