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苦手な人にオススメ!時間管理ツールを朝試すべき4つの理由!

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2013.08.19

スマートフォンの普及により、ぼくたちの生活を変えてしまうような便利なサービス・アプリケーションが次々と登場し、それらを簡単に使う事が可能となりました。仕事の中でも積極的に取り入ている企業がどんどん増えています。

身近なもので挙げると、例えばスケジュール管理や時間管理ツール。いつも持ち歩ける高機能携帯電話に、日々の業務の内容や予定、時間見積もりを任せてしまうのは非常に有効な使い方と言えるでしょう。

しかし、毎年のように性能アップした新型のスマートフォンやツールのアップデートが行われると、あまりのスピードの早さに「ついていけない!」という声もちらほら聞こえてきます。使い慣れていないツールに大事な業務の内容を預け、いきなりそれに頼ってしまうのはちょっと怖いですよね。

それでも「なんとか使えるようになりたい」という方や、また「会社からの支給品で、これから使っていかなければならない」という方は、こんな考え方、使い方はいかがでしょう。

時間管理が上手くいかないのは何故でしょうか?

スケジュール管理や時間管理というと、社会人には必須のスキルでしょう。ぼくたちは小学校のころから「時間割」という形で、予定や時間管理の訓練を行い、少しずつその概念や方法論を身につけてきました。しかし、いざ社会人となって、スケジュールや時間の管理を行おうとしても上手くいかないのは何故でしょうか?

それは、冒頭で挙げた「ツールに慣れていない」という理由と、もう一つは「場所や時間がはっきりしていない」という理由が考えられます。新しく登場した管理ツールを使いこなす為には、それらツールのマニュアルを読むよりも、「実際に使う場所と時間帯を限定してみる」というのがコツです。

朝という絶妙な時間にツールを試してみる

「実際に使う場所と時間帯を限定してみる」と書きましたが、筆者のオススメは断然「朝」です。生活スタイルによって「朝」という時間帯は違います。

一般的な勤め人の方であれば、朝は大体6:00から会社に出勤する9:00くらいの間でしょうか。夜勤の方であれば、出勤前の2、3時間くらいの間。その最も慌ただしい時間にツールを使った時間管理を試してみて欲しいのです。理由は4つあります。

1)朝はいつも決まってやってくる

「朝」という時間帯はいつも決まってやってきます。特に、出勤前の慌ただしい「朝」は殆ど毎日といってもよいでしょう。これは「時間帯を限定してみる」という部分に当たります。ほぼ毎日、決まった時間にやってくるからそこ計画が立てやすくツールに落とし込みやすいという利点があります。

2)朝はいつも自宅からスタートする

これも殆どの方が該当するでしょう。出勤前は家にいる事が殆どのはずです。こちらは「場所を限定する」という部分に当たります。ツールを利用する「場所」が決まっているので、前項と同じくツールに落とし込みやすいです。

3)やる事も殆ど決まっているため、リストを作りやすく時間見積もりもしやすい

時間管理系やToDo系のツールを使う場合は、そもそも行うべきリストが存在しなければ使う事が難しいツールです。だからといって、慣れないツールにいきなり大事な仕事の業務を入力して運用するのは非常に怖いというのは述べた通り。では、「朝」に行うべき内容をリストにしてみるというのはどうでしょう。

起床して会社に出勤するまでに行う事は大体いつも一緒です。少し考えれば、すぐにリストに挙げる事が出来ますし、内容を考え直したりするのも比較的簡単。ツールへ落とし込むリストが見えてくれば、いよいよツールを上手く使う事に集中出来るようになります。

加えて、今までツール無しで行ってきた事ですからいざという時はツール無しで出勤前の準備を済ませてしまえば良いでしょう。練習するのにぴったりです。

4)慌ただしい時間だからこそ、適度な緊張感でツールが試せる

仕事でもなければ、時間管理やスケジュール管理などのツールを使う人はあまりいないかもしれません。しかし、仕事などの実践で試すにはまだ少し怖いなと感じている場合、出勤前の「朝」という時間帯はうってつけです。寝起きで頭がまだ朦朧としている時に、しっかりと朝食をとり、ピシッと着替えて、忘れ物などが無いかチェックし遅刻しないように出勤する。

短時間で確実に沢山の事をこなさなければなりません。まさに猫の手も借りたいという状況の時に、便利なスマートフォンの管理ツールを試してみては如何でしょうか。先程も書いたように、上手くいかなければ一旦ツールは放棄し、いつも通りやれば良いのです。失敗が許されないような状態で使うよりもリラックスして試す事が出来ます。

新しいITツールは便利な反面、使い方が分からない人や元々苦手だという人にとっては本当に難しいものでしょう。いきなり実践で使うというのが怖い!という方は是非「朝」という時間帯に試してみては如何でしょうか。

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