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忙しいあなたを助けてくれる「15分1単位法」で仕事効率高速化

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2015.05.08

時間管理が上手な人は仕事を回すのが上手な人が多い。という事を聞いたことは無いでしょうか?

実際多くの日本の成功者も時間管理により生産性を高める事に成功したり数々の功績を残してきている実績ある方法です。

人の集中力は長くても30分が限界です。そこで「15分単位」で仕事を管理し、最も集中した状態で仕事をする方法をご紹介します。

ただ、営業職や外回りが多い仕事には向かないかも・・、事務職、IT関連でデスクワークが多い方に是非試して見て欲しいです。

忙しいなら工夫をする

あなたは「忙しい」サラリーマンでしょうか?こう聞かれたら、多くの人が「そうです」と答えるでしょう。ヒマなサラリーマンというのにあまり出会った事がありませんから、当然のことですね。

では、「忙しいを改善するために、何か工夫をしてますか?」と聞かれたらどうでしょうか?おそらく多くの人が「NO」と答えるでしょうね。これは非常に残念な傾向だと思います。

周囲がみんな忙しいから、「忙しいのは当然」と思い込んでしまう、いや、「流されてしまう」のは理解ができますが、ちょっとした工夫で時間というのはいくらでも作り出せるものですから、「ひと味違うサラリーマン」になるためにも、時間に対する考え方には常にクリエイティブであって欲しいと思います。

すべての区切りを15分に

時間に対する考え方はいろいろとありますが、今回はこの発想を取り入れた時間の使い方についてご紹介をしていきたいと思います。ワンクオーターの15分という時間単位は、ビジネスの世界においては非常に便利な考え方になります。

通常は30分、もしくは1時間という単位で、みなさんは時間の区切りを考えておられるかと思います。会議でも打ち合わせでも、だいたいが1時間という単位で見積もりをされます。

もう少し時間を細かく切り刻んで、15分というものをもっと重要視して時間を見てください。15分というのは、一見短い時間ですが、一つの作業を終わらせるには充分に「長い時間」。様々なビジネスシーンで存在しているこの「15分の隙間」を活かして、時間の使い方を工夫してみてはいかがでしょうか?

アポの前にある15分

あなたが念入りなタイプのサラリーマン出あるならば、比較的余裕を持ってアポイント先に訪問をしていることかと思います。通常ですと、10分前くらいに相手のオフィスに到着をするものですが、念入りタイプのあなたは大体20分前位には到着済み。

一般的な時間意識では「20分位では何もできないな」と、ロビーの喫煙所で一服したりしてしまいがちですが、仕事の単位は15分と考えるならば、20分という時間は一仕事をしてしまうならば充分過ぎる時間です。

入れておきたい取引先への電話でも良いですし、ちょっとした調べものをするのも良いでしょう。タスクを貯めずにどんどんと消化してしまうのがデキるサラリーマンの第一条件ですから、この15分を最大限に利用するようにしてみると良いでしょう。

移動中の15分でメールや事務作業

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※歩きスマホや電車内での通話など「モラル」に欠ける行為は大人なのでやめましょう。あと大音量でイヤホンから漏れる音楽も・・(笑)

取引先へ向かう移動の時間、あなたの場合で平均すると、大体どれくらいになるでしょうか?地域の交通事情にもよりますが、多くの人が答えるのが「30分前後」という回答です。

この30分という移動時間、電車を想定するならば、乗車してから落ち着くまでを5分、降りるための準備をするのに5分と見積もってみると、やはり15分という時間を確保するには充分な空き時間があるということがわかります。

流れる車窓を見ながらあれこれと思いを巡らせるのも結構ですが、「熟考」をするにはあまりにも短い時間ですから、ここは事務作業の時間に充てて頂きたいもの。スマートフォンを利用して、たまったメールを処理するなどには最適な時間ですから、ぜひとも有効に利用して頂きたいと思います。

こういった時間を有効活用する為にもiPadやMacBookAirなど持ち運びやすい端末を自己投資で用意しておくのも良いかと思います。「会社支給」があれば購入する必要は無いと思います。

昼休みの余り15分

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お昼休みにも着目してみてください。「お昼休みくらい、ゆっくりと休ませてくれ」という人も多いかと思いますが、そもそもお昼休みというものは、それほどゆっくりとはできないもの。

午後の仕事に思いを巡らせて、夕食のように完全リラックスというわけにもいかないのがお昼休みですから。・・・であるならば、定食屋から戻って来た12時45分からの15分間は、仕事に充ててしまった方が良いとは思えないでしょうか?

午後の始業前というのは、オフィスにリラックスした空気が流れる貴重な時間です。普段は難しい顔ばかりしている上司でも、その時ばかりは「家庭での顔」に戻るはず。

伝えにくい短めの報連相があるならば、「課長、お昼休み中ですみませんが、お時間頂けますか?」と打診をしてみると良いでしょう。(あくまで自己責任でお願いします(笑))

15分で作業する事を身につける

時間というものは、区切り方一つで中途半端な時間にも充分な時間にもなります。仕事中に様々なシーンで顔を覗かせる15分という時間は、中途半端な時間と位置付けてしまうにはあまりにも「もったいない時間」。

たかが15分と言っても、一年間、三年間というスパンで見ると膨大な時間になってくるものですから、ぜひとも有効活用して頂き、「忙しい忙しい」と嘆くあなたの味方にして欲しいと思います。

参考書籍…『いつも忙しい 時間貧乏をやめる7つの方法』(内藤忍著)
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