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デジタルカレンダーを上手に活用する為のちょっとしたコツ、教えます!

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2013.08.25

今年ももう半分を過ぎましたが、スケジュール管理は上手くいっていますか?大体、年の暮れの12月や年度更新時期の3月になると、書店や百貨店などで新しい年のノートや手帳が並びます。一方、近年格段に使い勝手がよくなったスマートフォンやモバイルデバイスで全て済ませているという方も中にはいらっしゃる様です。

筆者は、ちょっとした書き物・メモ取りの際はノートを使用し、固まってきた予定や計画などは全てデジタルカレンダーに落とし込んでいます。その際に、ちょっとした工夫を加えてスケジュール管理をよりやりやすくしているのですが、今回はデジタルカレンダーが格段に使いやすくなるTipsをご紹介します。

デジタルカレンダーなら、同じカレンダーを幾つも作っておける

デジタルカレンダーが紙のノートや手帳より優れている点は一体どんなところでしょうか?クラウドなどでデータを共有しやすいところ?PCやスマホなどで何時でもどこでも確認出来るところ?

通常の手帳とデジタルカレンダーに限定して言えば、優れている点は幾つかあるでしょう。しかし、筆者にとってデジタルカレンダーを使う一番の、そして唯一の利点があります。それは「(同じ期間の)カレンダーを幾つも作っておける」という点です。

用途や人格別にカレンダーを用意してみよう

紙の手帳だと、1月なら1月、週表示、1ページに一日分など、既に決まっています。レイアウトを変える事は可能かも知れませんが、ページを「増やす」というのは結構大変。デジタルカレンダーなら、同じ月のカレンダーを幾つも作っておく事が可能です。

例えば、同じ1月でも仕事のカレンダー、プライベートのカレンダー、またその他予定(友人の誕生日や夫婦の記念日、祭日など)を別々に用意しておきます。

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人は、仕事の顔やプライベートの顔など、幾つかの人格を使い分けて生活していますから、それにあわせてカレンダーも用意するというわけです。

写真は筆者のカレンダー(iCal)をシンプルにしたものです。「Work(仕事)」や「プライベート」「祝祭日」カレンダーの他に個人的な取り組みとしてタイムログをとっているので、タイムログ用のカレンダーを用意しています。チェックを外せば、月の一覧表示や週表示にはチェックを外したカレンダーは表示されません。確認したいカレンダーだけ見る事が出来ます。

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全てのカレンダーを俯瞰したい時は、再びチェックを入れれば全てを表示させた状態で見る事が出来ます。

デジタルツールであれば、書き込めるスペースがほぼ無限に確保出来るので、一つのカレンダーに全ての予定を入力してしまいがちですが、この様に、用途や人格別でカレンダーそのものを使い分けてしまえば、それぞれの予定や計画の見積もりがグンと楽になります。

これは、紙の手帳ではなかなか出来ない事です。仕事用とプライベート用の2冊を持ち歩くか、マークやカラーで書き分けるのがせいぜいと言ったところ。また、それぞれをバラバラに分けてみたり、それらのカレンダーを再び一枚のカレンダーとして表示させて確認するというのはデジタルツールならではです。

使っているカレンダーアプリの機能にもよりますが、選択しているカレンダーによって自動的に色分けされるのも大切な予定の入力ミスを少なくしてくれるので安心です。

冒頭でも書いた様に、クラウドで様々なデバイスや仕事の同僚達とカレンダーを共有したり、スマホに同期してポケットに入れて持ち歩いたりと、様々な点で便利ですが、もしあなたがデジタルカレンダーをもっと有効に活用したいと考えているのであれば、まずはこういった工夫をしてみてはいかがでしょうか。

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