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予定表が埋まらない人に見られる、時間を無駄にする二つの「傾向」

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2014.01.18

予定表の管理は簡単?

ビジネスシーンにおいて、一見すると簡単そうに思え、「そんなことは私には簡単にできる仕事だ」と思い込んでしまう作業があります。

例えばアポイント先などを調整する「予定表の管理」がそれにあたるかと思いますが、あなたはこの「予定表の管理」、完璧にマネジメントできているでしょうか?

とかく簡単に思われがちですが、意外と難しいこの「予定表の管理」。時々、予定表の画面を見ながらアクセクと「アポの調整」に苦労している若手社員を見かけますが、彼らを見ていると、ある共通の傾向が見て取れる事に気がつきます。

以下にその「傾向」をご紹介して行きますが、あなたにももしかしたら見られるかもしれないこの「傾向」。時間を無駄にするだけの「ありがたくない傾向」ですから、ぜひとも一緒に検証してみていただきたいと思います。

「思い切りがない」

最初に挙げられるのがこれです。アクセクと一生懸命に効率的な予定管理を追い求める姿勢は認めてあげたいのですが、色々な事を事前にシミュレートし過ぎて、思い切りがなくなってしまっている若手社員をよく見かけます。

「ここで出張を組んでしまうと、A社へのプレゼン資料が間に合わなくなってしまうかもしれない…」「○○物産のC課長は必ず難しい宿題を課してくるから、このタイミングではアポはやめた方がいいな…」

事前に時間を見積もる事はビジネスマンにとって大切な事ですが、予定管理をする際には、それを少し意識から遠ざけて、多少の「出たとこ勝負」的な要素があった方が仕事は効率的に進むものだと筆者は考えています。

例に挙げた「出張」も「C課長とのアポイント」も、どこかで必ずこなさなくてはならないタスクなわけですから、そうであるならば、グズグズと予定表とにらめっこしているのは単なる時間の無駄。予定表の空欄があるならば、ドンドンと予定表に入れてしまえば良いのです。

重いアポイントや出張などの「塊系タスク」は、思い切って日程を固めてしまう。時間の調整は後からいくらでも調節できるものですから、「多少忙しくなっても、なんとかなるわい」と割り切って、時間の無駄を省く方を優先していただきたいものです。

「優先順位が曖昧過ぎる」

せっかくアクセクと作業をしているのに、意外と抜けているのがこれです。先ほど記述したように、色々とシミュレートに時間を割いている割には、肝心なところが抜けている。これも多くの若手社員に見られる傾向です。

どうせ時間を使うならば、せめて有効に時間を使っていただきたいもの。予定表の管理を行う際には、アポイント先や仕事の優先順位を明確にして、作業を進めるようにすると良いでしょう。

具体的には、自分が取ろうとしているアポイン先の「難易度」を三段階でランク付けして、難易度の高いAランクの取引先から優先的にアポイントを取って行けば良いのです。

ここではあなたの主観で構いませんから、会社の規模や相手の忙しさを考慮して、あなたが「この人は会ってもらうのは大変そう」と思えばAランク、「自分と五分五分、2回頼めば1回は会ってくれるだろう」と思えばBランク、相手には少々失礼ですが、「どうせ大体ヒマだろう」と思えばCランクと、独断と偏見で構いませんからランキングを付けてしまうのです。

若手社員に多く見られるのが、こういった優先順位付を行わないばっかりに、「予定表を埋めるのが仕事だ」という「勘違い充実感」に行き着いてしまう残念な傾向。

「仕事を前に進める事」があなたのミッションであるわけですから、ここは「なぜ自分は予定表を埋めているのか?」、その理由を見失わないように仕事を進めていただきたいものです。

「傾向」がみられたら改善行動を

あなたには、ここで挙げたような傾向は見られないでしょうか?もし、多少でも思い当たるようなフシがあるならば、早いうちに改善行動を取るようにした方が良いかも知れません。

ご自身にはその意識がなくても、周囲は「そのように見ている」可能性もあります。同僚や理解を得やすい先輩社員に、あなたが年中予定表とにらめっこをしている傾向がないかどうかを聞いてみるのも良いでしょう。

ビジネスは、言葉の中に「ビジー」という単語が含まれる事からもわかるとおり、「忙しいもの」です。忙しいからこそ、時間は少しでも有効に使うように意識をしていただきたい。

あなたが相手から「Cランク」とランク付けをされないためにも、「簡単だ」と思われる作業は、ササっとスマートに片付けてしまうようにしましょう。

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