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一冊ノートは自分の分身!仕事の効率を上げるノートの使い方とは?

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2014.09.19

デジタル機器より、やはり手書きのノート

これまでの人生でノートを使ったことがないというビジネスパーソンはあまりいないでしょう。全くいないとは言いません。人にはそれぞれの事情というものがありますし、ノートを使わないことが悪いこと、という概念もないからです。

ただ、そういうことを無駄に吹聴して回る人がいれば、その人は相当の嘘つきか変わり者なので、一緒に仕事をするのは難しいでしょうね。

やはり仕事をするのに「ノート」というアイテムは欠かせません。私の同僚に、ノートは取るけれどもその記録は全てスマフォやPCに残すので、紙の物はあまり使わないという人がいます。他人の仕事の流儀に口出しすべきではありませんから、それで仕事がしやすいなら別に良いです。

ただ私は、やはり仕事に関する情報は紙のノートに手書きすべきだと考えます。その理由はいくつかあります。まず重要なのは、手書きのノートは書き込みや色分けの過程がつぶさに残しやすいということ。デジタル機器の場合、まず文字の色分けが難しいので、書き込みを残すという考え方が一般的ではありません。私にはどうもこのことがなじめないのです。

情報の加筆修正。その過程がおおよそ全て残るのは良いことです。試しにスマートフォンなどで同じことをやろうとすると、画面上には判別不能なメタデータが並ぶことになります。できないことはないのですが、後で読み返しても意味が不明瞭ですね。

となると、過去の思いつきはすべて消去し、最新の情報だけを残すべきなのか、このことについてもやはり私は反対です。過去の思いつきを修正することになった時、じゃあその全てを消去すべきなのかというと、そんな必要はないと考えるからです。

だって、考えを改めるからといって、過去の発想がまったくもって役に立たないということはないでしょう。多くの場合、仕事の進捗状況やアイディアというものは過去の情報から完全に上書きされるのではなく、それこそ「少しずつ手を加える形で」変わっていくのです。過去の発想は未来にそのまま生かされます。だからこそ、乱雑な書き込みも下書きも全て残しておくべきなのです。そう考えると、後から自由に加筆修正ができる手書きのノートって便利ですよね。

たくさんのノートを使い分けると不便……

少し極端だと思われるかもしれないのですが、私は基本的に、仕事の情報を全て一冊のノートにまとめるよう心がけています。仕事の種類やプロジェクトの種類によってノートを使い分けることはしません。誰かとの共同作業のためにやむを得ず必要な場合はノートを使い分けますが、私個人がノートを扱う場合、日付と仕事の種類をページ欄外などに書き込むだけで、一冊を使いきるまで他のノートに手を出しません。

その理由として、複数のノートを使い分けると仕事の種類によっては最後までノートを使いきることができなかったり、ノートの種類が増えすぎて家や会社に「忘れもの」をしたり、どこに何の情報が書いてあるのかかえって分からなくなったりするからです。

自分が使っているノートが一冊だけなら、ページをめくっていれば必ず必要な情報にめぐり合えることになる。下手にノートを使い分けるより、その方が結局は効率が良いのです。日付は丁寧に振ってありますし、仕事の種類もタイトル分けを行っているわけですから。

ノートに残すべき内容

ノートを使いこなしたければ、先述した「紙の特性」を最大限に活かしましょう。
 
私が思うに、紙媒体は下書き用に最適で、ワープロソフトは清書用に最適なのです。資料を作成して他人に渡す場合、紙媒体は不向きですが、自分のアイディアをまとめるなど個人的な用途では紙のノートが圧倒的な力を発揮します。

繰り返しになりますが、紙のノートは「加筆修正を簡単に行える」ことがポイント。例えば仕事のアイディアなどは一瞬のうちに完成型が頭に浮かぶということはありません。頭に浮かんだアイディアの原型をひとまずメモしておき、その後からゆっくりと時間を掛けて修正を加えるのが一般的です。

だからこそ、仕事の第一歩はおおざっぱでもいいのです。これは本当にアイディアや作業として使いものになるのか、自分でも少し半信半疑な情報を殴り書きしておき、一度頭を冷静にしてから考え直す。そういう地道な作業を許してくれるのは、やはり紙のノートだけの特権でしょう。

紙のノートに書き残すべき内容とは「あなたが思いついたことを適当に、何でも」です。

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