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机の使い方をこのように工夫すれば、仕事の効率は跳ね上がる!

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2014.09.05

以前にも机の使い方を工夫することで仕事を効率化させるコツについていくつか紹介しました。まだネタがありますので、引き続き机を使いこなすテクニックを伝授しましょう。参考になりそうな部分が一つでもあれば、ぜひあなたの職場で実践してください。

利き手の重要性

まず一つ目は、聞き手の重要性について。
世の中には右利きの人が圧倒的に多く、全人口の八割以上を占めていると言われます。
統計を取る時期によって若干のばらつきはあるのですが、左利きの人口はだいたい八パーセントから十五パーセント前後。この値は人類の誕生から大きく変わっておらず、なぜこのような割合で聞き手の人口が保持されるのか、いまだに詳しいことは分かっていないのです。有力なのは遺伝子の突然変異説ですが、今回はそんな不確かな話がしたいわけではありません。

利き手は仕事にも影響します。むしろ自らの工夫で積極的に影響させて、仕事を効率的に進めるべきです。よくいわれるのは電話の配置ですよね。例えば右利きの人であれば電話中にメモを取る必要がある場合などを考え、普通は受話器を左手でとります。ということは、電話機は左側に置いて使った方が作業がスムーズになるということです。

その他、使用頻度の低い資料を利き手とは反対側の棚にまとめたり、机にメモ帳などを固定している人なら机の中心よりやや利き手の側に寄せたり…ということになるでしょう。

別の記事でも触れるかもしれませんが、パソコンのデスクトップにおいても利き手の原則が当てはめられます。通常、ウィンドウズのデスクトップアイコンは左寄せの状態を初期設定として販売されています。ところが、この配置は左利きの人にとっては使いにくい場合があります。だから、任意でデスクトップのデザインを変更すればいい。この方法を知らない人が意外と多いので、公開しておきます。

デスクトップの空白部分(アイコンがない部分)で右クリックをすると、サブメニューが開きますから、項目の中から「表示」を選んで左クリック。すると、「アイコンの自動整列」というチェックボックスが表示されるので、これを解除します。これで、デスクトップのアイコンを、パソコンのユーザーが任意に移動できるようになります。意外と便利なので試してみてください。

その他、左利きの人なら当然、左側にマウスを配置して使うでしょう。機種によっては、マウスの左クリックと右クリックのボタン配置を入れ替えられるものもあるので、左利きの人でも違和感なくマウスを使えます。ただし、こうなっているものはまだ少ないです。私自身も左利きなので少し不便を感じます。

机の上に出すべきものとそうでないもの

効率的に仕事を進めたいと思ったら、机の上に出ているものは少ない方が理想的です。第一に、紛失物を探さなければならない手間が圧倒的に減るからです。第二に、自分が取り組んでいる仕事の状況を分かりやすくする狙いもあります。

というわけで、机の上に常時出しておくべきものとそうでないものを選別したいのですが、そのポイントはどこにあるのでしょうか。簡単なところから手をつけるとすれば、まずは机上に出す筆記用具の数を減らすこと。ペン立ての中にどれほどたくさんの筆記用具が詰め込まれていたって、実際に使わなければ意味がないのです。それどころか、ペン立てを倒してしまった時、ばらまかれた中身を拾い集めるだけで一苦労、ということも考えられます。ですので、ペン立てに常備しておく筆記用具の数は極力減らしましょう。どうしても予備のものを用意したければ、引き出しの一番上、それも手前側に配置しておけば良いのです。こうすれば、いざという時に取り出しやすいです。

使用頻度の低い書類は、一番下の引き出しにまとめておきます。ただしそれだけでは溜まる一方なので、最低でも三カ月に一回くらいの頻度で溜まった書類が本当に必要なものであるかどうかの選別を行ってください。最近ではクラウド上で会社の資料を保存しておけるようになったので、紙媒体にこだわる意味は減りつつあります。それでも会社で回ってくる資料の数は膨大ですから、書類を整理するという作業を怠らないでください。

基本的に机の上に出すべきものは、カレンダーやスマートフォン、スケジュール帳など、仕事の管理に必要なものと、今取り組んでいる仕事の遂行に必要なノート、資料の類です。筆記用具については、先ほど指摘したとおり極力数を減らしましょう。ただ、ごく稀に他人の筆記用具を勝手に失敬してしまう人がいるようです。例えば会議や外回りなどで席を外している時、やられちゃうんですね。他人の筆記用具を勝手に持ち出す人は、たいてい物の管理がだらしない人なので、盗られたまま帰ってこないということもしばしば。そういう「盗難対策」について有効なのは、取られてもかまわない安物のボールペンを一つ、ペン立てにさしておく方法です。それでも不安なら、自分が愛用している筆記用具には名前や目印を入れておきましょう。他人の筆記用具を勝手に持って行く人も決して悪人ではないので、会社からの支給品などの安物と、個人が愛用しているものの区別くらいはきちんとつけ、高級な筆記用具には手をつけようとしません。だからこそ、安物のボールペンが「盗難対策のおとり」として機能するのです。

自分の仕事スペース、最適な環境を確保する工夫

きちんと片づけたつもりであっても、仕事用の机は本当に不思議なほど、あっという間に散らかってしまいますよね。おまけに職場は自分一人が使っているスペースではありません。自分の他にも社員がいる以上、例えば隣席の人が片付けにだらしない人だと、その被害を自分も被ってしまうのです。隣の席から書類の束が崩れてくる……よくある光景ですね。

それを防ぐ手立てもあります。デスクトップパソコンの場合は、いわゆる「タワー」に当たる部分を、机の管理がだらしない人の机がある方向にセットし、資料の雪崩を食い止めるのです。職場で利用しているパソコンがタワー型ではないという人も、書棚や整理用のラックなどを使えば、同じことができます。

また、職場内でちょっと苦手な人がいる場合は、パソコンのモニターの角度を工夫することで、一日の大半をその人と目を合わせることなく過ごすことができます。これも、些細なことのようですが快適な仕事環境を整えるためには良い工夫です。また、机の下に使わなくなった資料を溜め込む人がいますが、これはお勧めできません。机の下にきっちり足が収められなければどうしても猫背のままパソコンを操作することになり、仕事の効率が大幅に落ちるからです。机の下に置くのはゴミ箱くらいと決めておくのがベストです。足元からすっきりさせましょう。

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