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脳を使い分け「to do」表のタスクを素早く消化する方法~前編~

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2014.01.02

最近ではスマートフォンのアプリを利用して、その管理がだいぶ楽になってきたと言われる「to do」管理ですが、あなたやあなたの周りではいかがでしょうか?

朝、出社をしてくるとまず目に入るのは書類の山、次にパソコンを立ち上げると未返信メールの山、同時に「to do」表に目をやれば、雑然と並べられた「to do」の山と、ダメサラリーマンお決まりの三点セットがまず目に入ってくるようでは困ってしまいますね。

あなたがこのような状態であるとは思っていませんが、少しでも思い当たるフシがあるようならば、早めに良い手法を取り入れて、少しでも早く「デキるサラリーマン」と呼ばれる存在になっていただきたいもの。

今回は、そんなあなたに参考にしていただきたい、効率的に「to do」表を仕分けする2つの管理手法についてご紹介をしたいと思います。

効率仕分け法① 右脳タスクと左脳タスクに分ける

まずは、やるべきタスクを羅列させてみましょう。ここまでは、多くの人がやっている作業だと思いますから、あなたも普段通りの方法で作業をしてみてください。

スマートフォンのアプリを利用しても良いですが、可能であれば、今回ご紹介する方法を試していただきたいと思いますので、エクセルなどで編集をしてみることをオススメします。

めまいを起こしてしまいそうな量のタスク達がそこには「陳列」されたことでしょう。その膨大な量に心が折れてしまいそうになるかもしれませんが、効率的に消化をしていけば必ず底は見えてくるものです。挫けずに粛々と作業を進めて下さい。

タスクの陳列が終わったら、それぞれのタスクがイメージや創造力、アイデアを必要とする「右脳タスク」か、脳内の反射神経を利用して事務的に処理ができる「左脳タスク」か、2種類に分類してみます。

「クレームへの具体的な対応方法を検討する」というタスクであれば、創造力を働かせる必要がありますから右脳タスク、「営業アプローチメールの一斉送信」というタスクであれば、反射神経のみでも充分に対応ができますから左脳タスク、「アポイント先のリスティング作業/優先順位も」というタスクであれば、若干イメージを必要とする感じはありますがおおよそ反射神経で対応が可能と判断できますから左脳タスク、と、こういった具合にどんどん最初の仕分けをしてしまいます。

アイデアや創造力を必要とする右脳タスクは、時間が読めません。5時間かかると見積もっていても2時間で終わってしまうこともありますし、1時間と見積もっていたのに5時間かかってしまうこともあります。こういう時間の読めないタスクと処理時間が見積もりやすいタスクをマルチタスク的に処理しようとするから、処理が遅くなったりモチベーションの低下を招いたりするわけですね。

判断に迷うタスクが出てくるかもしれませんが、1分以上は悩まないようにしましょう。仕分けに悩むということは、それだけで反射神経系のタスクではないと言うこともできますので、悩んだ時には右脳タスクに入れてしまって構いません。

仕分けが終わったら今度は「見える化」です。右脳タスクは赤、左脳タスクは無地という色分けでも構いませんから、とにかく2種類が明確に色分けされている状態にしておくようにしましょう。-続-

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