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仕事を効率化するために、毎日の仕事はToDoリストで管理しよう!

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2014.02.09

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仕事を効率化するために、出来ることを考えた事はありますか?どんな仕事も誰がやっても同じ時間が掛かるということはあまりなく、同じ仕事でもこの人は速い、この人は遅いといった変化が出てくるのが普通です。

それは慣れや経験、体調など色々な理由に左右されるのですが、最も大きいのは効率の良い仕事が出来ているかどうかなのです。

毎日働いていると、当然のごとく一つだけの仕事ではなく並行して色んな仕事をすることになります。メールチェックに書類づくり、客先へのお伺いや取引先とのアポイントメント、社内の会議など本当に様々です。

人間の記憶力にはどうしても穴があり、中には上司から仕事を渡されるまま何も考えずに右から左へ仕事をしているという人もいるのではないでしょうか。ビジネスの世界で、誰かの言いなりになっているのは非常に楽なことですが、誰かの言いなりになっている限り出世することも給与が上がることもありません

少しでも効率よく仕事をすることこそ、周囲や上司から評価され給与もアップし、さらに自分の人生を楽しむ余裕を生むことに繋がるのです。そのために、毎日の仕事はToDoリストを使ってきちんと管理しておくことをオススメいたします。

自分の頭で全てを管理することは出来ない

上でも少し触れましたが、人間の認知力、記憶力というものは決して完全なものではありません。ついうっかりど忘れしてしまう、気を付けていたのに仕事の約束をすっぽかしてしまう、ということが稀にあります。

ビジネスというものはある程度信用第一の部分がありますので、たとえどんな理由であれアポイントメントを一つでもすっぽかせば、それだけで取引先が一つ無くなってしまったりするのです。特に働き盛りだったり、たくさんの仕事を任されている人にとって、全ての仕事を忘れず完璧にやり遂げるというのは大変なことです。

どんなに頭が良く記憶力に自信がある人でも、急に仕事が立てこんでしまったら、何が何やら分からなくなってしまうこともあるのです。だからこそ、仕事の管理をする時は必ず自分の脳内メモに残しておくのではなく、形としてメモなどに残しておくことが大切なのです。

仕事を効率化するために必要なこと

仕事を効率化するというのは、一体どういうことでしょうか。これこそ言うは易しというもので、毎日仕事をしていては意識しないと効率化することが出来ない部分ですよね。

仕事を効率化するというのは、要するに無駄な時間を削って出来るだけ短時間で仕事を終わらせるということです。そのために必要なものとは、一体どんなものがあるのでしょうか。

同じ仕事のやり方でも、仕事の手が速ければその分短い時間で終わります。誰かに手伝ってもらっても、人手が増える分早く終わります。しかし仕事の手を速くするといっても、自ずと限界がありますよね。

普段仕事をする時に手を抜いているというわけではありませんし、取引先とのアポイントメントなどはどうしても時間が掛かってしまうものです。仕事の手を速めるには、その分の熟練や経験、スキルの上達が必要なわけですが、そういったものはゲームのパラメーターのように、一朝一夕でなんとかなるものではありません。

そして誰かの手を借りようにも、同僚だって自分の仕事を精一杯やっているのですから、いつもいつも自分の仕事を手伝ってもらうわけにはいきません。仕事を効率化するために出来ること、それがスケジューリングなのです。

スケジュールを自分で作るということ

スケジュールなんて、普段自分できちんと決めているよ、と思うかもしれません。しかし、そうやって作った貴方のスケジュールは、効率の良いものだと言える自信のあるものでしょうか。

スケジューリングで仕事を効率化するテクニックはいくつもあります。アウトプットや思考力が必要な仕事は午前中に纏める、メールチェックや返信の時間を決めてしまう、外出する日は纏めるようにする、などです。

ただし、こうしてスケジューリングをしてもまだ足りない部分が一つあります。それを埋めてくれるのが「ToDoリスト」なのです。

ToDoリストで一日の仕事を管理しよう

スケジューリングは、一週間、一ヶ月といった比較的長いスパンで仕事を効率化するのに役立つ方法です。しかし、一日にやるべき仕事の詳細な流れまではカバー出来ません。

だからこそ一日の仕事をToDoリストとして管理してしまうのです。一週間スパンでスケジューリングをして仕事を効率化すると共に、一日にやるべき仕事をはっきりさせ、忘れたりすることのないようにToDoリストを活用しましょう。

出来ればToDoリストは前日の夜か出社してすぐに作ってください。一週間のスケジュールの中から具体的に一日の仕事をピックアップし、それを仕事をする時系列順に並べます。付箋などを使えば、終わった仕事とまだの仕事を区別するのも簡単です。これが仕事を効率化する方法です。

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