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どうしても上手く言葉が出てこない人へ!職場で使う会話フォーマット

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2014.02.19

ビジネスマンとして働いているけれど、どうも上手く言葉が出てこない時がある。ど忘れしてしまったというだけでなく、人と会話するのが苦手なので気を使ってしまってどういう言葉を使えば良いのか不安だという人は意外に多いのではないでしょうか。

特にIT系の会社で普段は開発関係の部署にいる人など、営業や広報のビジネスマンよりも余り人と会話する機会が多くない人にとって、どういう言葉を使って話せば失礼にならないのか、コミュニケーションが上手くいくのかというのは非常にデリケートな問題です。

そういった言葉使いに悩んでいらっしゃる方たちへ向けて、職場で使うシーンの多い会話フォーマットを紹介させていただきます。

名刺交換をする時のフォーマット

名刺交換というのは、ビジネスマンなら必ずやってくる会話シーンです。だからこそどんな風に会話を始めれば良いのか分からないという方もいらっしゃいます。緊張してしまわないように、事前に会話フォーマットを覚えて自分の中で定型化してしまいましょう。使う言葉は簡単です。

「私××の○○と申します。よろしくお願いいたします」

×には自分が所属している会社の名前、○は自分の名前です。名刺交換のタイミングが分からないという方は、初めてお会いした方にはいきなり名刺交換から始めるように決めておけば名刺の渡し忘れを防ぐことが出来ますので安心です。

また、相手から名刺を貰った後の会話フォーマットも覚えておきましょう。「恐れいります」などの一言を付けて相手の名刺を貰ったら、その内容をざっと見て一つ二つ雑談を振るとその後の対応が楽になります。

会話の定型文というよりは、相手の名前もしくは相手の会社がある住所を見て話題を作ります。難しいことではなく、珍しい名前の人なら「珍しいお名前ですね」、普通の名前なら「素敵なお名前ですね」といった程度で構いません。最初の名刺交換がつつがなく終わっていると、少し打ち解けるのでその後の会話も楽になります。

答えにくいことを言われた時のフォーマット

相手から非常に答えにくい話題に対して同意を求められた時、つまりピンチの時に使えるフォーマットです。

「個人的には」

答えにくい、同意しにくい時はこのフレーズを使いましょう。肯定しても否定しても角が立つことが多いからです。同様に、今の自分では答えられないような質問をされた時は、

「勉強不足で申し訳ございません。次回までには調べてお答え出来るようにしておきます」

などの言い回しを使いましょう。

取り敢えず使っておいて欲しいフレーズ

職場の人、取引先の人に対しても出来ればことあるごとに使って欲しいのが感謝のフレーズです。

「ありがとうございます」「感謝します」「光栄です」

といった感謝のフレーズは相手と会った時、褒められた時、何かして貰った時など色んな場面で使うことが出来ます。いつも「ありがとうございます」だけよりも、複数の感謝の気持ちを示すパターンを知っておくと使い回しがきくので便利です。

同じように、謝罪の気持ちを表す時のフレーズも幾つか知っておきましょう。職場で謝る時は、必ず出来るだけ大げさな言葉遣いにすることが大切です。友人同士ならば「ごめん」「すまん」などの短いセンテンスでも意味が通じますが、職場で謝る相手は大抵上司か取引先の人だからです。

失礼がないように、最上級の謝罪フォーマットを覚えておきましょう。

「大変申し訳ございません」「私の不徳のいたすところでございます」「返す言葉もございません」「こういったことは二度とないように努めさせていただきます」

など、丁寧な謝罪フレーズを幾つか準備しておくのがオススメです。フォーマット、つまり定型的に謝っていても、幾つかの言葉を使いまわしていればそうとは中々気づかれませんし、何より怒られている時、謝罪している時は自分が一杯一杯になっていることが多いので、事前にこうした定型文を用意しておくことでスムーズに謝罪することが出来ます。

謝罪は迅速に、そして同時に次回からこういったことを防ぐ努力をすること、もしくは対応策があることなどを告げると、更に謝罪の効果がアップします。

緊張している時に使う会話フォーマット

職場で上手く言葉が出てこない時は、いっそそれを正直に相手に対して告げてしまいましょう。

「申し訳ありません。余り会話するのが得意ではなく、ご気分を害されていなければ良いのですが」

緊張というのは自分だけで何とかしないといけないと思いがちですが、会話下手、口下手な人は思い切って相手に今の緊張感や会話が苦手なことを言うことで、それを相手が理解し察して会話を進めてくれるようになります。

会話というのは良く聞いているとある程度のフォーマットが決まっているものです。感謝する時、謝罪する時、初めて会った時などのフォーマットを少しずつ蓄積して、自分なりのスムーズな会話応答集を作りましょう。

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