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メモを取るのは誰でも出来る。一歩上行く社会人ならノートを作ろう!

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2013.05.04

社会人の常識として「メモをとる」というのがあります。新人1年目で口酸っぱく先輩から教わってきたことですし、後輩にもそう伝えているのではないでしょうか。

メモをとるのは「人の記憶は曖昧だから」というのが最大の理由です。しかし、あなたはメモを書いて満足していませんか?このメモを本当にうまく活用できるかがどうかが、今後のあなたの仕事のデキに関わってくる可能性があります。

メモ帳ではなくノートを使おう

一般的にメモはその場限りですが、それがもったいないのです。後々の仕事でも役立つ情報が含まれています。「そういえば前に同じ様な事案があったよな」という経験がありませんか?そんなときには当時のメモは見つからないのが常です。

ということで、一工夫すると生涯役立つメモにすることができます。メモを手帳の自由フォーマットのページや資料の余白に書いたりしますが、それよりは学生時代のように大学ノートを使いましょう。しかも2冊です。

1冊目はらくがき帳

1冊目は「らくがき帳」です。らくがきという例えは悪いですが、純粋のメモ帳として何でも聞いたこと・思いついたことをどんどん書いていくためのものです。普通「メモをとれ」と言われてそうしている方も多いでしょう。

走り書きでもいいし、図示してもいいです。しかし、日付と何のためのメモだったかは記載しておくのを忘れないようにしましょう。また、取り留めなく書いているので前後のメモと混ざってしまうこともあります。境界線をさっと引くなどして、区別できるようにしましょう。

2冊目はキレイにまとめよう

そして大切なのが2冊目です。2冊目は「私的業務マニュアルの作成」と定義づけます。らくがき帳に書いた乱雑なメモをまとめるものです。ミーティングなど1冊目にメモを書く様なことがあったら、終了後に1冊目のメモを見ながらこの2冊目に丁寧な字や整形した図を使ってきれいにまとめていきます。

特別長く書く必要はありません。ただし日付と表題は必ず付けましょう。ノートに丁寧にまとめることで、どんどん頭の中での仕事の段取りや考え方・懸案事項がまとまってきます。2冊目を作るのは無駄な時間のようですが、効率はかえって上がるのです。

作成に出来るだけ時間をかけないように意識して

「きれいにまとめるならパソコン使うといいんじゃないか?」と思う方もいらっしゃるかと思います。たしかに検索ができるようになるなど、利便性は格段にあがるのですが、制作時間が圧倒的にかかります。

他人に見せるときなら伝わりやすくするためにパソコンを使いますが、今回の場合はあくまで自分用です。ある程度時間節約のための自分ルールが適応できるのです。そんなに時間をかける必要はありませんし、そうすべきではありません。

このノートが使えるのはだいぶ後になってから

日付、表題を付けるのはあとでノートを見返すときのためです。メモは総じてどこかに行ってしまいがちで、必要なときにはもう無くなっています。

「いつぐらいのプロジェクト会議で話した内容だよね」というのがなんとなくわかれば、意外と日付だけでも検索できます。このノートの便利さが実感できるのはおそらく1年後や2年後以降です。とりあえず最初は「頭の中を整理する」という目的で習慣づけるようにしましょう。

クラウドを活用してさらにパワーアップ!

最後に応用例ですが、このまとめたノートをデータとして保存するEvernoteというクラウドサービスもあります。これを活用すれば先の「パソコンでまとめた方が」という問題も解決します。基本的に無料のサービスですので、一度調べてみてください。

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