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だからあいつは仕事ができる!他人と差がつく仕事のコツ

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2013.07.27

忙しくしているからといって、本当に仕事をしているとは言えない。すべての仕事の目的が実施され、あるいは達成されるには、展望、組織、計画、実行、思考、正しい目的、そして汗をかくことがなければならない。ただ仕事をしているように見えるだけでは、なにもしていないのと同じだ。

冒頭で引用した一節は、発明王として名高いトーマス・アルバ・エジソンの名言です。この言葉がグサッと胸に刺さるビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。

自分の趣味をはじめとして、与えられた人生の時間を好きなように使うことは誰にでもできます。少し言い方を変えれば、時間を「つぶす」というくらいですからね。必ずしも有効活用しているとは限らないリフレッシュの時間。けれども、仕事に向き合う時間となれば、できる限り無駄を発生させず、淡々とこなしたいものですよね。

ここから先は少しお時間をいただき、いかにして仕事の非効率性をなくすかということについて考えてみたいと思います。そんなに難しいことではなく、ちょっと意識を改めれば誰にでもできるような、当たり前のことばかりです。

まず、その日にやらなければならない(やっておきたい)ことをリストアップしよう!

箇条書きというのは非常に効果的です。シンプルな言葉で、ノルマがすっと頭にしみ込んでくるからです。そのノルマを書き込む紙は、ポストイットのように貼ってはがせるメモ用紙が一番オススメです。パソコンモニタの隅っこの方にでも貼っておけば、ふとした機会に目に入るので、ノルマを見失いにくいのです。

また、箇条書きを作成する際には、それと合わせて、各作業にかかる時間を計算した時間配分も記入しておくと、仕事のペース配分をつかみやすくなります。ペース配分には十分なゆとりを持ってくださいね。

万が一、時間が余ったら、翌日に繰り越すつもりだった仕事を、その日のうちに済ませてしまえばいいのです。

仕事にかかる時間を逆算するってどういうこと?

当然のことながら、仕事には様々な種類があって、すぐに終わる作業もあれば、完了までにある程度の時間を要するものもあります。だからこそ、先述したように仕事の時間配分を考えることが重要なのです。

ここでさらに踏み込んだことを説明すると、完了までに時間がかかる仕事――例えばプレゼンのアイディアを絞り出して資料をまとめるなど――ほど、早く取りかかるに越したことはないでしょう。実際に資料を用意するのは直前でよくとも、アイディア出しには十分な時間がほしいですから、緩やかでも早めのスタートを心がけましょう。

最終的にはどれくらいの時間がその仕事に必要なのか、それを常に意識して。

ゼニガルニ―ク効果ってすごい!

ゼニガルニーク効果といっても、なじみがない人がほとんどだと思います。なんなら、ネットで検索をかけてもらってもかまいませんが、ここでは、最低限の用語解説だけを加えておきましょう。

実は、人間の脳は不思議な一面を持っていて、1時間~1時間半程度の時間で区切って休憩を挟みながら作業をこなすと、休憩からあけて作業を再開した時の効率が高くなるというもの。無理して根を詰め過ぎると脳がつかれてしまい、休憩の効率が悪くなってしまう(要するにいつまでもダラダラと休みたくなってしまう)のです。

だから、「よーし、今日は4時間ほどぶっ通しで作業するぞ」と意気込んでも、実際はほんの1時間ほどしか集中できず、おまけに、4時間働いた(つもりになって)休憩を挟むと、いつまでも休憩から抜け出せなくなってしまうのです。今日はもう4時間も頑張ったからいいやーって……頑張ってなくてもね。

だから、キリの良いところで息抜きを挟むことも重要ですよ。

しんどい仕事をやる曜日(あるいは時間)を決めてしまう

しんどい仕事といえば、たいていが自分にとって重要な仕事です。そんなことはみんな分かっているのですが、やはり精神的な苦痛には逆らえません。できれば避けて通りたいのが「しんどい仕事」なのです。

ちなみに、「しんどい」というのは関西地方の方言で、「たいへんな」という意味です。念のため補足しておきます。それはともかく、やらなければいけない仕事なら、きちんとやりましょう。しんどい仕事をこなすためにはどうすればいいか。それは、たとえ無理やりにでも、その仕事をやらなければならない曜日(または時間)を決めてしまうことです。

そんなことをすれば、特定の日はずっと仕事にやる気を出せないじゃないか、という人がいるかもしれませんね。確かにその通り。けれども、しんどい仕事をこなしつつ、なおかつやる気を維持する方法があるのです。それが、脳みそに対する「ご褒美効果」を意識した方法です。

脳は、意外なほど「ご褒美」に敏感です。しんどい仕事を乗り越えた後に刺激(つまり幸せ)が待っていると分かれば、多少はつらい仕事でも頑張ります。

例えば、水曜日をしんどい仕事のための「エックスデー」に選んだとして、今日の仕事が終わったら飲みに行くとか、ラーメンを食っていいとか、あるいは、チョコレートやアイスクリームを好きなだけ食べるというふうに、脳みそが納得するだけのご褒美を用意するのです。そして、脳は時おり違う刺激を求めるものなので、ご褒美の種類を定期的に変えるのも良い方法です。

非常に簡単なまとめ方をしましたが、仕事ができると言われる人であれば、特別な意識をしなくても実践しているようなことばかりです。同じように仕事をするなら、できる人だと言われたいでしょう? それも不可能ではないのですよ。

効率が上がる仕事術はいくつかまだ項目があるので、別の機会があれば第二弾を公開しますね。それでは、今回はこの辺で。

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