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仕事の生産性を向上させるために気を付けたい6つのポイントとは!?

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2013.06.08

あなたの仕事の仕方は非生産的になっている!

あなたは仕事を生産的にこなすことができているでしょうか。仕事を生産的にこなせているのなら、人よりも多くの案件に携わっているでしょうし、定時で帰ることが多いと思います。もし、そういうことがないというのなら、あなたの仕事のやりかたは非生産的なのかもしれません。そこで、あらゆる仕事を生産的にこなすために必要なテクニックを6つ紹介します。

1.優先順位をつける

まず、一番大事なのは仕事に優先順位をつけることです。無意識のうちにやっていることかもしれませんが、より明確にするために、全ての仕事を紙に書き出してみましょう。それもなるべく細かく書いていきます。「資料作成のために資料を集める」「プレゼン用のパワーポイントを作る」「A社の担当にテレアポをとる」など思いつく限り書いていきます。

その中から、優先順位をつけて整理をします。整理が完了したら、優先順位どおりにリストに作り直して、上から処理をしていきます。こうしておけば、「次にあれをやらないといけない」というのを頭の中から排除することができるので、目の前の仕事にだけ取り組むことができます。生産性を向上するために、まずは全ての仕事に優先順位をつけてリスト化してみましょう。

2.ゴールを明確にする

「この仕事は何を目的としてやっているのか?」というのが分かっていないと、なかなか素早く生産的に取り組むことができません。仕事を終えた上で達成できるゴールが曖昧になっているのなら、きちんと設定しましょう。仮に上司や同僚の仕事を手伝っているような状態だとしたら、ゴールを聞いておいて、共有するようにします。

ゴールが明確に定まっているのと、いないのとでは取り組むときの集中力が段違いです。もし、自分の仕事のゴールがきちんと定まっていないのなら、把握しておきましょう。上司や同僚の仕事を手伝っている場合は、ゴールを共有して共通の意識をもって仕事に取り組むようにしましょう。

3.デッドラインを設定する

デッドライン(締め切り)が決まっていない仕事はなかなか手をつけることができません。また、多くの人は2週間以上先に締め切りがあるようなことに関しての仕事はなかなか手がつけられないという場合があります。どう考えても2週間以上時間がかかるという場合は、すぐにでも始めることができるでしょうが、そうでない場合は一旦仕事を寝かせておくのも1つのコツです。

また、デッドラインが設定されていないような仕事もなかなか手をつけられないという場合があるので、自分の中であえてデッドラインを作るようにしましょう。

4.プランを練る

仕事はプランを練ってから進めるようにしましょう。仕事によっては、取り組みだしてからで無いとうまくプランニングができないという場合があると思いますが、ほとんどの場合はある程度のプランニングは可能です。完璧に計画を立てるというよりは、全体の見通しが立つ程度にプランを練るようにしましょう。

プランを立てるコツは、デッドラインを意識することです。デッドラインから逆算してプランを立てることができれば、スケジューリングも上手くいくはずです。プランニングが曖昧で、ただ闇雲に仕事をしているのは、はっきり言って非生産的です。仕事を始める前は、プランニングをするように習慣づけましょう。

5.リラックスする

肩に力が入りすぎている状態だと、仕事のスピードも遅くなります。もちろん、適度な緊張感は必要ですが、持ちすぎるのも問題です。また、肩に力が入りすぎている状態だと、ミスが出てきてしまうことも少なくありません。リラックスして仕事をすることは、生産的に仕事をする第一歩と考えましょう。

6.まずは動き出す

仕事の生産性を上げるには、いくつかテクニックが存在しますが、最も効果的なのは「動き出すこと」です。いくら対策を取ったところで、実際に動き出さなくては何の意味もありません。迷う前にとにかく動き出すことが、生産性を上げる時に一番気をつけたい事です。

生産性を上げて、サクッと仕事を終わらせよう!

仕事の生産性を上げることができれば、仕事を人よりも素早く処理することができます。人よりも仕事が早ければ、帰宅時間も早くなりますし、人よりも多くの仕事をこなすことができるので、出世するという道も開けるかもしれません。仕事の生産性を向上させるために、今回紹介した6つのテクニックを実践してみてはいかがでしょうか。

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