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タスクをサクサク消化できる!仕事を効率化する3つの裏ワザ!

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2013.12.01

最近、仕事が思うように進まない、雑務でやりたい仕事に着手できない…今日は、そんな悩みを持つ人必見。仕事を効率化する3つの裏ワザを解説します。

1.なぜ効率よくタスクができないか

では、そもそも、なぜ我々は効率よく仕事をこなすことができないのでしょう。考えられる理由は3つです。

(1)やる気

まずは、やる気が出ない、というのが考えられます。どれだけ時間を掛けても、やる気がなければダラダラするだけです。これでは仕事になりません。

(2)集中力

次に、集中力が切れてしまう、という問題もあります。それだけやる気や能力があっても、集中力が切れてしまっては、仕事をすることはできません。

(3)時間

また、時間を効率的に使う方法がわからない、というのも原因に挙げられるでしょう。時間を効率的に使うことができれば、仕事も効率的に終えることができるはずです。

では、上記のような問題をどうすれば解決できるのでしょうか。以下、仕事を効率化する3つの裏ワザについて紹介していきます。

2.ストップウォッチの有効利用

仕事を効率化する裏ワザ1「ストップウォッチの有効利用」です。現在では、わざわざストップウォッチを買わなくても、ケータイアプリについているので、すぐできる裏ワザだと思います。

まず、今日の仕事をあらかじめリストアップします。そして大体、仕事を終えるまでの時間を想定して、紙に書いておきます。その後、1つの仕事に取り掛かるときにストップウォッチで、仕事終了までにかかる時間を計測するのです。この際、予想よりも早くできたら、お菓子など、自分にご褒美をあげるといいです。

例えば、メールチェックを50通し、重要な案件とそうでないものに分けなければならないとします。その際、まず最初に15分でどれぐらいできるか、を考えてみます。1通平均1分だとすれば、15通は終わるはずです。1通平均30秒であれば、30通は処理できるはずです。大体の予想を「15分で30通処理する!」などと紙に書いておき、実際にストップウォッチで計りながらやってみます。

こうすることで、自分の日々の雑務にかかる時間が「見える化」します。また、時間を計るとやる気が出て、不思議とできるだけ早く終わらせようとするものなのです。この際、目標通りに終わらなくても、時間を計ることに意義があるので問題はありません。

仕事にかかる時間を把握できれば、1日のスケジュールも立てやすいですし、仕事そのものの効率について考える機会も増加します。また、仕事を紙に書くことで雑念も減少し、やる気も出ます。驚くほど効率的になりますよ!!

3.15分やって1分休憩

次の裏ワザは「15分やって1分休憩」です。おいおい、休憩しすぎじゃないか?15分に1回って…と思ったあなた。実は、我々が小学校からずーっとこなしてきた50分に10分休憩や、90分に15分休憩というスケジュールは、集中力の持続にはつながらないのです。

人間の集中力は、15分から30分程度しか持続しないそうです。では、いっそのこと15分に1分休憩をしてしまおう、ということです。その際、あらかじめ15分で何をどこまでするのか、ということも紙に書いてください。そして、15分経ったら、1分の休憩中に次の目標を紙に書いておきます。

こうすることで、集中力を切らさないように仕事ができます。また、15分ごとに目標達成を実感することができるので、やる気向上にもつながることになります。ぜひ、やってみてください。

4.やりかけで終わる

最後の裏ワザは、「やりかけで終わる」です。「キリがいいところまでやりなさい」と言われたことはありませんか?普通ですと、区切り区切りまでちゃんと仕事を終わらせておく方が、心身共に楽になる、ということだと思います。しかし、効率的に仕事をするには、休憩中も無意識の力を利用する方が良いのです。

実は我々は、脳の3割程度しか意識的に使用することができておらず、7割は無意識的に使用していると言われています。例えば、今日1日にした行動をすべて意識して行っていたかというと、そんなことはないわけです。ご飯を食べるのも、電車に乗るのも、基本は無意識です。1日のマバタキの回数が正確に言える人は皆無でしょう。

我々は、休憩中でも未解決の問題があると、そのことについて無意識に考えるという素晴らしい機能を備えています。すなわち、休憩に入るちょっと前に、頭で考えるような仕事をしておくのです。目を通すだけでもいいです。若しくは寝る前に、考えたいことについて目を通すだけでもいいです。

もし受験生の方がこの記事をご覧になっている場合、寝る前に勉強をちょっとだけやって、やりかけのまま寝る、というのも効果的だと思います。もっとも、気を付けてほしいのは、あまりに無意識の力に頼り、仕事を途中やりで終え続けると、心が休まらなくなってしまします。なるべく休みの前の日には仕事を一段落するというのを心がけてください。

5.終わりに

上記した方法を使えば、やる気も集中力も時間の使い方も、きっと効率化できるはずです。ぜひ、試してみてください!!!

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