メールの未読を無くす！インボックスゼロを身につけて仕事を効率化しよう

いつの間にか机の上がゴチャゴチャになっている。PCメールは未読が溜まってしまって読む気にならない。メモもどれが重要か分からないくらいカオスな状態になっている。あなたのビジネスシーンで、そんな自体になっていませんか？

机の上が散らかっていたり、未読メールがたくさんあったりするのは、やる気がそがれてしまいますね。

いつも、机の上はキレイにして、PCメールもその日のうちに全て目を通して未読が無い状態にしておきたいですね。ですが、なかなか上手くいっていない人が多いのではないでしょうか？

そこで、新しく「インボックスゼロ」という習慣を取り入れてみるのはいかがでしょう。

「インボックス」とはメールソフトがメールを受信したときに保存される箱の事です。このインボックスをゼロにする。つまり未読のメールを無しにしてしまうというのが、インボックスゼロです。

メールソフト以外にも、整理されるべき机の上や机の中、メモ帳や書類フォルダなども全てこのインボックスゼロという習慣で、キレイに片付けることができます。

たとえば、机の上のゴチャゴチャも一日の終わりに、不要な書類などをシュレッダーに掛けたり、使い終わったボールペンなどを元の場所に戻します。

メールも受信箱を空になるよう、読んだり不要なメールは削除します。アナログのメモ帳も必要な部分をノートにまとめたり、スキャンしてデジタル処理をしたりしておきます。

一番やるべきなのは、名刺の管理です。今日、交換した名刺をいつまでも名刺入れに入れて置くのではなく、ちゃんと携帯に電話番号などを控えたり、整理しておきます。全てのインボックスをゼロにしてしまいます。

インボックスゼロを意識して、仕事の案件事に頭を切り換える方法があります。たとえば、パソコンでの作業。デスクトップが散らかったり、大量のウィンドウが開いている状態では気が散ってしまって、やるべき仕事が何だったのか見失ってしまうことがあります。

デスクトップはなるべく、散らかさず必要最低限なソフトのショートカットだけ表示させておきます。

また、案件が変わるごとに一度、PCを再起動することもオススメです。こうすることで、デスクトップやウィンドウを半強制的にインボックスゼロにして、頭を切り換えてしまいます。

インボックスゼロは「散らかっていた物がキレイに片付く」or「無くなってしまう」ので、頭の切り替えにはピッタリのテクニックです。

インボックスをゼロにするタイミングの多くでベストな時間帯は一日の終わりです。一日の仕事が終わったら、真っ先にインボックスをゼロにしてしまいましょう。

インボックスをゼロにしておけば、翌日は前日のメールをチェックしたり、ゴミ溜めになっている書類の山から、今日の資料を取り出すということもなくなります。

最初はインボックスをゼロにするという作業は時間もかかり、つらいものでしょうが、毎日繰り返していくことで、日々の負担は軽減されていきます。

インボックスゼロの習慣を取り入れたら、やる気を無くすくらい汚れた机も、大量に溜まった未読メールを見ることもありません。

一日の終わりに全てのインボックスをゼロにして、翌日の仕事はスムーズに取りかかることができます。

今夜から、インボックスゼロの習慣を試してみてはいかがでしょう。あなたの仕事は必ず効率化できるはずです。