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仕事の効率をアップさせる為に試したい10個のコツ

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2013.05.15

仕事の効率アップは誰でもできる!

誰でも仕事を効率化して、より多くの作業や案件に携わりたいと思いますよね?その中でも時間を有効に使うということは、効率アップに繋がります。仕事を効率的にこなして、使える時間を多く確保するために10個のコツを紹介します。

1.仕事をすぐに始められるような儀式を作る

なるべく、仕事をすぐに取り組めるように仕組みを作ってしまいます。仕事をする上で、一番タイムロスになるのが「なかなか仕事を開始できない」という時間です。そこで、すぐに仕事を始められるように仕事開始前に儀式を作ってしまいましょう。

例えば、「仕事の開始前は必ずメールのチェックをする」や「ToDoリストを見直す」「チョコレートを食べる」などです。この時に注意したいのが、TwitterなどのSNSを閲覧したり、ネットサーフィンをするのは避けることです。ネットサーフィンなどは、かえって仕事を始めるのが遅くなってしまいます。

2.一気にやる

一度始めてしまったら、ある程度は一気にやってしまったほうがいいでしょう。キリの良いところまではノンストップでやったほうが小まめに休憩を挟んでしまうよりもミスが少なくなります。

ただ、一気に仕事を進めているので細部にアラが出てしまうこともあります。よく見直しをしたり、同僚や上司にチェックして貰ったりすれば、確実に仕事を終わらせる事ができます。

3.机の上をキレイに保つ

「あれどこだっけ?」「必要な資料どこにしまったけ?」と思って、物を探すのは大きなタイムロスになってしまいます。せめて、仕事で頻繁に使う資料や文房具などはキレイに整理整頓して使いやすいようにしましょう。また、作業スペースは広く空けてある方が仕事の効率がアップします。常日頃から机の上はキレイに整理しておきましょう。

4.物事を複雑に考えすぎないようにする

物事や人間関係などで悩む人は、何かと複雑に捉えてしまいがちになっています。なるべく思考をシンプルに深く考えすぎないようにしましょう。

例えば、仕事の納期が近くてやることが多くパニック状態になりそうなときは、その日にやるべきToDoにだけ取り組むようにしたり、人間関係で悩んでいるなら「あの人の性格だから」とシンプルに考えるようにしましょう。

5.すき間時間を使う

時間を有効に活用するには、ちょっとしたすき間の時間も有効に使いましょう。通勤や帰宅時の電車の中では居眠りをするのではなく、ニュースをチェックしたり、自分のスキルアップに関係ありそうなビジネス書を読むなど、ちょっとした時間も有効活用しましょう。

6.飲みにケーションは控える

仕事終わりに頻繁に同僚と飲みに出かけているのなら、少し控えた方がいいかもしれません。なぜなら、飲みに行ってコミュニケーションを取るべきなのは、会社の同僚では無く、社外の人だからです。

クライアントはもちろん、勉強会やセミナーで知り合った人たちと一緒に飲んで情報交換などをするべきです。もちろん、時には同僚と飲みに行くのも良いでしょうが、頻繁に誘いに乗るのは控えましょう。

7.タイマーを使って仕事をする

目の前の仕事を制限時間無し取り組むのは、非常に非効率です。ある程度は時間に制限をかけるといいでしょう。個人差がありますが、1時間以上連続で集中力が続く人はほとんどいません。

なので、50分を目安にタイマーなどを使って仕事をしましょう。「仕事は一気にやる」と書きましたが、全く休憩を取らないというのは非効率です。タイマーを使って、集中的に仕事に取り組んで適度に休憩を取るといいでしょう。

8.早朝出勤をする

夜に長時間残業をするくらいなら、出勤時間を1時間はやくしたりして早朝に出勤するようにしましょう。早朝なら、余計な邪魔や誘惑も少なく時間も多く確保することができます。また、朝なら頭がクリアでスッキリとしているので、仕事も効率的にこなすことができます。

9.定時に帰る

長時間の残業は非効率だと書きましたが、「どうしても残業が回避できない」というのなら、定時にすぐに帰ってしまうと良いでしょう。定時という制限時間を設けておけば、仕事をするときも集中して取り組むことができます。

残業が当たり前になっているのなら、明日からでも定時に帰る。もしくは、定時に帰りづらいとしても「何時までには帰る」と目標設定をしてみましょう。

10.会議は1時間以内に済ませる

時間を有効に使おうと思ったら、最も障害になるのは会議でしょう。もちろん、会議無しで仕事をしたり、何かを決めるという事はできないでしょう。ですが、ダラダラと時間を過ごしてしまうような会議をしているのなら、今すぐにやめて、「会議は1時間以内」などとルールを設けましょう。

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