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複数の仕事を同時にこなす時に取るべき5つの対処法

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2013.05.20

月末や年度末などは1日のうちで「やること」が多くありすぎて、忙殺されてしまう。あるいは、結局は全部中途半端になってしまって、何一つ出来ていないという事になってしまいがちです。

ですが、1日でたくさんの「やること」があったとしても、ある5つのことを守るだけで、多くの仕事をこなすことができるようになります。

1.作業ごとにパソコンをシャットダウンする

作業ごとにパソコンをいちいちシャットダウンしていると、「起動時間などを考えると効率が悪くなるのでは?」と思いがちですが、一つの作業ごとにパソコンを消すことで、上手く頭を切り換えることができます。

「うちの会社のパソコンは古くて起動に時間がかかる」という場合でも、少しポジティブに考えてみましょう。パソコンの起動時間がかかるのなら、堂々と休憩を取ることができます。

2〜3分でも席から離れて、軽く身体をほぐすようにストレッチをしたり、煙草を吸って一服することもできますし、次の作業に必要な資料を用意することだってできます。頭の切り替えや、気分転換などにもパソコンを一度シャットダウンしてみましょう。

2.作業ごとにやる場所を変える

複数の作業をするのであれば、作業ごとにやる場所を変えてみると不思議とはかどるものです。データ入力などは自分のデスクでやり、資料を人数分冊子にまとめるといった作業は空いている会議室で行う。報告書の作成は空いている時間や移動時間にスマートフォンやタブレットで下書きしてしまうなどです。

作業ごとにやる場所を変えるのも気分転換になりますし、環境が変わることで集中して目の前の作業に取りかかることができます。

3.その日使う資料は朝に集める

その日に使う資料が何かが分かっているのであれば、案件ごとに資料を集めていては時間の無駄ですし非効率です。資料は案件事に用意するのでは無く、まとめて用意してデスクに置いておきましょう。

なるべく、朝出社して一番の作業にするといいでしょう。資料ひとつにしても「探している時間」というのは非常にもったいない時間になってしまうので、朝の最初のやることとして手帳にメモしておくといいかもしれません。

4.前日には仕事のリストを作る

1日で携わる仕事の案件などが複数ある場合は、前日の夜には「やることリスト」を作成するといいでしょう。それも、なるべく細かく書いておくのがベストです。「Aさんにメールを送る」「B社の見積書を作る」「Cさんと打ち合わせの前に郵便局に寄る」など、数は多くなるかも知れませんが、細かく書き出してしまいましょう。

「そんなの覚えてられるよ」と思うような些細なこともです。高をくくって、リストにしていないと、うっかり忘れてしまったりしてしまいます。

やることを細かくリストにしておけば、いい意味で「やることを忘れる」事ができます。「やること」をいちいち思い出したり、頭の片隅に置く必要がなくなるので、目の前の作業に集中することができます。

5.1日の仕事量は絶対に振り返る

1日の仕事が終わったら、絶対に何をしたのかを振り返りましょう。振り返る作業をすれば、仕事のやり忘れなどを防ぐことができますし、翌日の計画も立てやすくなります。

また、一つの作業にどれだけの時間がかかったかなども記録しておけば、今後の対策にもなります。毎日、日報を書くような習慣を付けておけば、この振り返り作業もそれほど苦にならないかもしれません。

複数の仕事を処理するには、目の前の仕事に集中することが大事

1日で複数の仕事を処理するのは、考えるだけでも少し気が重くなってしまいます。なので、リストを作ったり、作業ごとにパソコンをシャットダウン、あるいはやる場所などを変えるなどの工夫をして、なるべく目の前の仕事のみに集中できる環境を作り出しましょう。

そう言った「目の前の仕事にのみ集中する」が積み重なっていけば、1日で複数の仕事を全て処理できるようになります。

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