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社内仕事の打ち合わせは、朝ではなく夜に行うべし

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2014.03.14

一日の業務の報告や打ち合わせなど、上司に行うものは皆さんどのようにしていますか? 人や会社によってその日の終わりに報告をしたり、後日書類で行ったり、毎日の予定作りは朝の朝礼で行っているなど、違いがありますよね。

今のシステムよりももっと効率良く働きたい、自分の能力を最大限活かしたいと考えていらっしゃるのであれば、社内仕事の打ち合わせは朝ではなく夜に行うようにするのがオススメです。

どうして朝報告や予定立てを行うよりも夜それらを行う方が良いのかということについて、これから触れていきます。

夜以外に報告や打ち合わせを行うということ

朝や昼、出社した後に仕事の報告をしたりこれからの仕事の打ち合わせをするというのは、実は効率で考えると余りよろしくないことなのです。

何故かと言いますと、その報告や打ち合わせを上司と行なうまで、出社してからの時間は本格的に仕事をすることが出来ないからです。

上司の認可を貰っていない仕事をすることは出来ません。上司が来るまで報告用の書類を作っていたり他の仕事に手をつけていても、上司がやってきたら仕事を中断して報告や打ち合わせに行かなければならないのです。

仕事の途中で中断が入ると、その分集中力は途切れてしまいますよね。中々上司が捕まらなかったら、一日の大半の時間を待機や緊急でない仕事ばかりに費やすことになってしまう可能性もあるのです。

そうしたことを考えると、朝や昼ではなく、毎日その日の夜に報告や打ち合わせを行なう方がメリットが多いのです。

夜に報告を行なうということ

夜に仕事の報告を行なうということは、その日の内にその日の問題に区切りをつけてしまうということです。仕事をした当日であればその作業や内容に関しても記憶に新しいので質問などをされてもすぐに対応することが出来ます。

また、何か変更点や問題点があったとしても、夜の内に報告さえしておけば、次の日に出社してすぐに仕事に取り掛かることが可能になります。

報告してあらかたの部分が終わっていれば少々修正すれば完了しますが、朝などに報告していると、それまでの時間その仕事には手を付けられないのでその分完成までに時間が掛かってしまうのです。

何か問題があって指摘されていても、一晩考える時間と睡眠によって頭をリフレッシュする時間があるので当日中に修正するよりも効率は良くなります。

その日の内に報告をするようにしていれば、進捗が途中のものであっても上司に仕事の進め方が間違っていないか、何か気になることはないか尋ねる良い機会、つまり報連相の機会が自然と生まれます。

頻繁に進捗の報告をしてくる部下というのは上司からの信任も厚くなっていくものですし、習慣化していれば上司と自身との間でどの程度仕事を持っているのかなどの認識を共通させておけるのです。

上司が自分の仕事量や進捗を把握しているということは、比較的こなすのが無理な仕事が突然飛んでくることが減るということでもあります。また、場合によっては人手を都合してくれたり、仕事の状況に合わせて次の仕事を用意して貰うことも出来ます。

夜に打ち合わせを行なうということ

その日の夜に次の日の仕事の打ち合わせをするようにすると、非常に高い効果を得ることが出来ます。最も大きいのは、朝出社してすぐ仕事に取り掛かることが出来るということです。

報告のところでも触れましたが、夜の内に次の日の仕事内容の許可を貰っていれば何も心配することなく一日の予定を自由に組むことが出来るのです。

上司を探して作業が中断することもありませんし、朝一番から社外に出るのも一日中社内で仕事をするのも自分の裁量の中で行なうことが出来るのです。

また、夜というのは上司も部下も等しく早く仕事を切り上げて家に帰りたいものです。多少チャレンジ性のある提案でも、元気な朝や忙しい昼に提案するよりも疲れていて早く帰りたい夜に提案する方が通りやすいのです。

自分も上司も帰りたいので、その分打ち合わせも手短に、形式を気にすること無く手軽に行なうことが出来るというメリットもあります。手短に済ませるためには自分が今日行った仕事や、明日行ないたい仕事について簡潔に纏めておく能力が必要です。

短く綺麗に情報を纏め、短時間でそれを伝えるという能力の訓練にもなりますし、今日と明日の業務を一日の最後にしっかりと再認識することになるので、予定を立てる能力も鍛えることが出来ます。

嬉しいのは、しっかりと体裁を整えた書類を作って持っていくのは次の日の仕事にして、メモ紙片手に打ち合わせをして仕事の許可さえ貰っておけば良いということです。

社内仕事の報告や打ち合わせを夜行なうようにすると、これだけの効果を見込むことが出来ます。自分の能力に自信がある、もっと伸び伸びと働きたい、上司からうるさく言われるのは出来るだけ減らしたいという方には是非ともオススメの手段なのです。

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