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データは全て残しておく!アーカイブという考え方(1)

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2014.06.16

取引先とのメールやプレゼンで使った画像、上司への報告書、PDFファイルなど、わたしたちは日々沢山のデータを扱いながら仕事をしています。

放っておくとPCのデスクトップやフォルダの中身は、直ぐに不要なデータでいっぱいになってしまい、最終手段として、一気にゴミ箱に捨てて消去!といった作業を繰り返している方もいらっしゃるかもしれません。

確かに、常に自分のデータを削除しスッキリと整理された状態を保つのは大切なことです。しかし、大容量時代と言われる昨今、ちょっとくらいデータが増えてしまったからといって、すぐに削除してしまうのはちょっと早計というものでしょう。

クライアントから送られてきたメールや時間をかけて作った企画案のスライドなどは、例え不要になったとしても、削除せずに保存しておくと後々良い事が待っているかも。

では、普段は邪魔なだけの不要なデータは一体どうすれば良いのでしょうか?今回は、役目を終えたデータを”保管”しておく「アーカイブ」という方法をあらためてとりあげてみます。

そもそもアーカイブってどういう意味?

現代社会で広く一般的に使われるようになったアーカイブという言葉。そもそもアーカイブとは一体なんでしょうか。

アーカイブとは本来”記録の保管倉庫”といった意味をもちます。インターネットが主流になる前から、不要になった書類の保管庫のようなものが各会社では用意されており、突然必要になった場合に備えてありました。

現在では、わざわざ紙に印刷したりビデオやDVDに焼かなくとも小さなHDDの中に当時の何百倍ものデータを容易に保管しておくことが可能です。

これが、今日のデジタルデータを扱う際での””アーカイブ””という言葉の持つ意味です。例え不要になったデータでも安易に削除はぜず、「アーカイブ」した方が良いと考えるビジネスパーソンは沢山います。

それはちょっと違うかも?勘違いしやすいアーカイブの例

よく勘違いしやすいのが、複数のデータを圧縮して保存しておいたり、まるっとバックアップをとっておく事がアーカイブだと思っている例。

確かに、これも保存しておくという意味では同じですが、急に必要になった際にすぐに取り出したり、参照する事が難しい場合が多いです。では一体、アーカイブとはどのように行ったら良いのでしょうか。

削除するくらいなら、アーカイブボックスへ!

デジタルデータを扱う際でのアーカイブとは、「不要になったデータを作業の邪魔にならないようにまとめておき、いつでも直ぐに取り出せる状態で保管する事」と定義出来そうです。

一番簡単な方法は「アーカイブボックス」や「アーカイブフォルダ」を作成し、そこへ突っ込んでおく方法。

誤って削除してしまわないよう、デスクトップにエイリアスを作成しておき、ポンポンとそこへ投げ込むというわけです。

削除は一切行わないワケですから、その気になれば必ず見つけ出す事が出来ますし、普段はスッキリと片付いている状態です。

慣れてきたら、プロジェクト別や、案件別、用途に分けたフォルダ毎など、複数のアーカイブボックスを用意し適時そこへ保存するなど工夫していくと良いでしょう。

ソフトウエア上で開くファイルはどうアーカイブするか?

ソフトウェア毎に扱うファイル、例えばメールやオーディオ、mp3ファイルなどは、それぞれのソフト上でアーカイブボックスを用意しておくと便利。

特に、メールソフトなどはデフォルトでアーカイブフォルダが作成されている場合も多いですので、ゴミ箱に捨てたりせずに、アーカイブを活用してみましょう。

クラウドサービスを使うともっと便利になるかも

ローカルに保存しておいても十分なのですが、クラウドサービスを活用するともっと便利になるかもしれません。クラウド上に作成したパーソナルストレージにアーカイブボックスを設け、そこへアップロードしておくという方法です。

クラウドサービスを使えば、複数のデバイスからアクセスが可能ですので、本来の役割の一つである「急に必要になった際」に大いに役に立ってくれる事でしょう。

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