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進まない会議やミーティングに辟易している人は、進行役になろう

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2014.02.09

ビジネスマンにつきものと言えば、連日連夜の会議、ミーティングですよね。大体どんな職業でも一切ミーティングを行わない、なんて会社はありません。

小規模なものから社内プレゼンのような上司を相手にするもの、取引先と行う商談、大規模な会議まで、とにかくビジネスマンの日常には会議があふれています。

しかしこの会議、日本では半ば慣習的なものとして成り立っている、なんてこともありますよね。何時間もかけて額を突き合わせ、ああでもないこうでもないと意見を交わし合った結果「また後日に」なんて会議が続くと嫌になってしまうのは当たり前のことです。

会議というのはきちんと管理しないとどんどん脇道にそれて行ったり、時間対効果が著しく下がったりしています。みなさんが会議を開催する側の人であっても、強制的に参加させられているという方でも、会議など手短に終わらせたいのが本音ですよね。

そこで、進まない会議やミーティングに辟易しているという人は、自らさりげなく進行役を買って出てみてはいかがでしょうか。

ぼうっと会議の内容を聞き流している時よりもずっと短時間で会議を終わらせることが出来ますし、何より社内で評価されるようになります。

会議が進まない原因

そもそもの話、どうして会議という奴は中々先に進んでくれないのでしょうか。みなさんとしてももう良いからさっさと結論を決めてくれ! というふうに思ったことも一度ではきかないのでは。

会議が中々進まないのには理由があります。一つはきちんとした司会進行役がいないこと、もう一つは率先することを嫌う日本人の国民性があるということです。

会議というのは、様々に意見を持っている人たちを集めて、その意見を取り上げたり吟味したり、もしくはブラッシュアップしたりしながら最終的な意見合意を求めるために行われるものです。

ですので、会議の目的というのは、一つの結論を出すことでもあります。

言葉でいうのは簡単ですが、そうは言っても多人数、友人同士でどこに食事に行くかまごついてしまうこともあるくらいですので、意見が幾つも出てしまうとどの意見を中心として集約していくかが分かりにくくなってしまうのです。

会議やミーティングの司会進行役というのは、バランサーです。それぞれの参加者が出してくる意見を客観的に集約し、纏められるものは纏めそうでないものはひとまず除外する。

意見を出していない人が後々不満に思わないように、同時に更に良い結論を求めるために満遍なく参加者全員に話を振る。

そして、時間内で結論を導き出すために、話が脱線しないように、議論が白熱しすぎないよう、さりとて議論が全く起こらず意見調整が出来ない、ということもないように調整する。

複数人の意見が一度でまとまるということは、基本的にはまずありません。会議というのはじゃんけんと同じなのです。

みんなが自分の手を出さなければゲームになりません。しかしそれぞれグーチョキパーと自分の意思で手を出しますよね。

人数が少なければ一回で簡単に一人の勝者が決まることもありますが、人数が増えていけば行くほどあいこになる確率が上がっていってしまうのです。

司会進行というのは、皆がじゃんけんをし続けるように、そしてパーの人はパーの人、グーの人はグーの人というように意見集約をしていき、最終的に一人の勝者を導くのが仕事です。

いかに大変で面倒な作業か分かるというものですよね。しかし、実はやることはそう多くないのが司会進行のメリットなのです。

司会進行役を務めよう

会議やミーティングにおいて、とにかく日本人は横並びの精神を持っていますので、率先して皆を率いるような立場に立ちたがらない、という民族性を持っています。それが悪いという訳ではありませんが、こと会議においては面倒な要素です。

司会進行役など誰もがやりたくないと思っています。各人の調整もしなければなりませんし、面倒だからです。だからこそ、例えみなさんが若手であっても立候補すれば司会進行をやらせてもらえる確率が高いのです。

司会進行役になるメリットは三つもあります。それは、「自分の意見を言わなくても良いこと」「場を仕切る権限を手に入れること」「そして上手くやれば評価されること」です。

司会はみんなが出した意見をまとめるだけで良いので、自分の意見がなくても問題ありません。場を仕切る権限を持っているため、自分の計画や予定に合わせて会議の結論を出してしまうことが可能です。

そして、誰もが面倒だ、やりたくないと思っている役割だからこそ、立候補して司会進行をしても誰かに妬まれることも少ないですし、権限や活躍の場面が多い割には作業が楽なのです。

会議の司会進行を上手く出来る人というのは、何かにつけて重宝されます。それはいわば、部下を取りまとめる上司やリーダーとしての能力だからです。

出世したい、会議を何とかしたいという人は、是非とも司会進行役を務めましょう

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