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仕事の締め切りはどうやって管理していますか?身近な手帳の活用法

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2014.02.10

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ビジネスマンとして働いている以上、仕事の締め切りから逃れることは出来ません。

例え個人事業主であろうと、会社経営者であろうと、サラリーマンであろうと、もっと言えば大富豪だろうと必ずビジネスをする以上、締め切りというものが出てくるのです。
 
そして他人よりもお金を稼ぐには、他人よりも昇進するためには、他人よりも成功するためには、その分仕事をたくさんしなければなりませんよね。

特に忙しいビジネスマンは、一般的なサラリーマンの数人分もの仕事を精力的にこなしています。それでいて、仕事のクオリティが高いからこそ、高給取りになることが出来るのです。

しかし、忙しくなれば忙しくなる程、偉くなれば偉くなるほど、仕事のスケジュール管理が困難になってきてしまいます。

人によってはそれこそ5分刻み、10分刻みでスケジュールを立てて、何とか仕事をしているくらいなのです。

そんなにも多忙な彼らが一体どうやって自分のスケジュール、膨大な仕事の締め切りを管理しているのか。その秘密は、皆さんも持っているであろう手帳の活用法にあります。

自分でスケジュールを立てられない男は出世出来ない

会社経営者でも、スケジュール管理などのために専門の秘書を雇うことが出来る、という人はそうそういません。どんなに忙しくても、一流のビジネスマンは自分のスケジューリングをきっちりと行っています。

むしろ、自分でスケジュールを立てることが出来ない男は、どうやっても仕事が出来るようにも一流になることも出来ないのです。

スケジュールを立てるということは、今自分がどんな仕事を抱えているのか、今までどんな仕事をやってきたのか、これからどんな仕事をやるべきなのか、という仕事量と内容を全て把握するということです。

何をやっているのか分からないような人が、効率良く仕事をすることは出来ません。

限られた時間の中、一週間や一ヶ月のスケジュールで膨大な仕事を全て終わらせることが出来るようにスケジュールを立てるのは、忙しくなりたいビジネスマン、にとっての必須スキルなのです。

スケジュールを自分で立てるようにしていれば、今の仕事はいつまでに終わらせれば良いのか、次どんな仕事に着手すべきなのかというタイムラインを頭の中に組み込んでおくことが出来ます。

スケジュールを自分で立てられず、言われるがまま、仕事を任されるがまま、ただ仕事の予定を並べていると、自分が今何の仕事をしているかすら見失ってしまうのです。

一つ仕事をしくじってしまうと、そのフォローのために連鎖的に他の仕事にまで悪影響が出てしまいます。

スケジュール管理を自分でしていれば、大切な予定を忘れてしまうことも、仕事の量に混乱してしまうことも防ぐことが出来るのです。

デキる男は必ず手帳を使う

そうしたスケジュール管理の一切を、完璧に自分の頭の中だけで行なうのは不可能です。ですので、スケジューリングの能力は必ず何がしかのメモや電子手帳を使いこなすことと連動しているのです。

人によって、どういうアイテムを使ってスケジュール管理をするかは異なってきますが、使われるのは手帳とスマホとなります。

昔ながらの手帳というのは気軽に取り出し書き込むことが出来ますし、破ってメモにしたりすることも出来ます。何より安いので、いくらでも使いつぶすことが出来るのが利点です。

スマホのアプリは、ビジネスマンに嬉しいものがたくさん作られていますので、それを利用しているという人は多いです。

こちらは手帳と同じようなサイズにも関わらず、手帳の数百倍ものデータを保管することが出来、しかもアプリによっては、パソコンとデータを共有することが出来るというのが強みです。

手帳のみ、スマホのみ、どちらも使うと実際の運用は好みによりますが、しかしスケジュールの基本となる手帳の使い方というのは変わりません。

手帳で締め切りを管理しよう

手帳を使う場合サイズは、自分の好きなもので構いません。中身も自分が使いやすいと思うもので結構です。

手帳を時間管理のアイテムとして使う時は、まずは予定を立てる前にかならずそれぞれの仕事の締め切りを先に書き込みましょう。

先に締め切りを書き込んでおけば、締め切りを落とさないためには何日前からその仕事をすれば良いのか逆算することが出来るからです。

重要なのは仕事の内容ではなく、締め切りを書き込むことです。その後、仕事の内容やかかる手間に合わせて大まかに一ヶ月、一週間単位の予定を組み上げます。

それぞれの仕事にどれくらいの時間が必要なのかということは、自分の能力によりますので一概には言えませんが、このように自分でしっかり仕事を割り振るのがポイントです。

スケジュール通りにいかない場合もありますので、一週間の中にその補填をするためのフリータイムを設けておきましょう。手帳さえ開けばいつでも一瞬で仕事の締め切りを確認出来るので、締め切りを落とさなくなるという訳です。

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