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検証!机をどのように整理すれば、仕事の効率が上がるのか?

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2014.10.10

片づけ術をまとめた本はたくさんあるけれど

片づけのテクニックについてまとめた「整理本」の類は世の中にあふれています。しかも、多くのビジネスパーソンに人気があるようで、けっこう部数が出ています。私も一冊ぐらい整理本を執筆すればヒットするかなと、よからぬことをもくろんでしまうくらいです。

全てがそうだというわけではありませんが、整理本の中に目立つ記述が、とにかくものを捨てることを推奨するものです。捨てれば万事がうまくいくようなことを書かれた本。確かに、いらなくなったものを処分することは重要で、捨てることによって仕事の流れが良くなることはあります。しかしながら、捨てることがすべてではありません。場合によっては、捨てる魅力に取りつかれるあまり、本当は大事な書類を誤って処分してしまった、というトラブルも起こりえるのです。

机が片付いている=仕事がしやすい状態である

そもそも、仕事用の机が片付いているとはどういう状態を指すのでしょうか。私は個人的に、片付いている机とは、仕事がしやすい状態に整えられた机のことであると考えています。机の上から物が一つもなくなれば、それで片付いていると言えるわけではありません。

仕事がしやすい条件の第一として、今自分がどのような仕事に取り組んでいて、なおかつその仕事がどの程度まで進んでいるのかがすぐに分かる、ということが挙げられるでしょう。ビジネスパーソンにとって「仕事」とは、大まかに言って三つに分けられます。
その三つとは、
・重要かつ急を要する仕事
・急ぎではない仕事
・例えば回覧資料の確認など、簡単に済ませられるが、早く片づけなければ他の社員に迷惑がかかる仕事

理由を問わず、回ってきたらすぐにこなすべきなのは、三つ目の回覧資料です。場合によっては、すぐに目を通せない場合もあるでしょうが、これらは基本的に大きな労力や斬新な知恵を求められるわけではないので、後回しにせず片づけるべきです。

回覧資料の確認漏れという事故は、しばしば起こります。重要ではないからと油断して、時間をおけば確認することさえ忘れてしまうというパターンです。これを防ぐために、机の上のラックや本棚などに特別な仕切りを設け、回覧資料の置き場をセットするのです。このスペースについては、常に空っぽの状態を維持することが理想。もし、回覧資料の置き場になにかが残っていれば、チェックし忘れた共用資料があるということなので、早急に確認して、次の社員へ回しましょう。

重要な仕事とそうでない仕事は、クリアファイルの色を区別するなどして、机の上の本棚に立てかけておくと良いですね。それならいつでも目に入って、仕事を忘れるというリスクを下げることができます。仕事に必要な資料は、必ずクリアファイルの中にまとめて入れておくのです。ネットの情報を参照すべき場合は、URLをメモしておきましょう。

また、ある程度まで資料の製作が進んでいるなら、作成途中の本文中にハイパーリンクを張っておけば、必要な情報をいつでも取り出すことができます。もちろん、ウェブブラウザにページをブックマークできればベストですが、社内で共有しているパソコンの場合、ウェブサイトの閲覧履歴を残しておくことが禁じられているという場合もあるので、やはり必要な情報のURLはメモ書きしておくのがベストですね。

使いやすい机を手に入れるさらなる工夫とは

使いやすい机を手に入れる工夫はまだあります。例えば、ビジネスパーソンにとって怖いのは、机の上に飲み物をこぼしてしまうトラブル。缶コーヒーをよく飲むというなら、置き場所を固定できるコースターを買うのもありです。これを使うだけで、飲み物をこぼすリスクは大幅に下がります。買ってきてすぐに飲み干すという方法もありますが、例えば温かい飲み物の場合、一気飲みすることが難しいでしょうから、やはりコースターの存在は頭に入れておくべきです。

加えて、給湯室などからコーヒーを調達する場合も、他に工夫が必要です。多くの会社に常備されている紙コップは、構造上非常に倒れやすいのです。だから私は、過去の苦い経験から、職場では重たくて倒れにくいマグカップを利用することにしたのです。小さなことのようですが、こんな小さなことの積み重ねで、あなたを取り巻く環境は驚くほど快適になって、毎日の仕事がはかどります。

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